Puesta en práctica de la metodología GTD
El otro día hablábamos en el post Introducción a la metodología GTD en el que comentábamos de que se trata y que programas podíamos usar para ello. Os recomiendo que si no lo habéis leído y no sabéis que es lo hagáis antes de comenzar con este artículo pues es básico para comprenderlo correctamente. En este artículo voy a contaros como podemos usar una herramienta concreta de GTD para organizar nuestro trabajo. Para mostraros el funcionamiento he decidido usar la versión web de Things, ya que considero que es muy interesante ya que podemos tener acceso desde cualquier sistema que disponga de un navegador web. La interfaz además como veréis es muy clara y agradable. Podéis haceros una cuenta gratuitamente en su página web: http://thn.gs/
Una vez que tengamos nuestro usuario encontraremos la siguiente pantalla:
Lo primero que tendremos que hacer es, según la metodología GTD, introducir tareas dentro de nuestro “Inbox”, luego desde allí nos encargaremos de ordenarlo poniendo cada cosa en su lugar. Al final esto es como todo, cada maestrillo tiene su librillo y termina adaptando todo a su forma de trabajo. No obstante yo os cuento la forma standard de hacerlo. En mi caso yo creo las tareas ya cada una en su sitio y me ahorro el paso de moverlas del inbox a su bandeja.
Para crear una nueva tarea pulsamos el botón del símbolo de + (suma) que hay en la cabecera a la izquierda, al hacer esto veremos lo siguiente:
En este caso he añadido ya información en los campos:
New To Do: El nombre de la tarea que estamos apuntando.
Tags: Las etiquetas de esta tarea, para mantener así un mejor orden.
Notes: Si queremos añadir alguna anotación al respecto.
Due Date: Si esta tarea tiene una fecha concreta en la que debe ser realizada.
De estos 4 campos el único que es obligatorio es el primero, si bien el segundo es también bastante recomendable rellenarlo, nos facilitará futuras búsquedas. En el caso del ejemplo estamos apuntándonos la tarea de enviar un correo, con los tags “mail” y “cliente”, como notas tenemos la dirección del cliente y el asunto del correo que le enviaremos y en due date en este caso no pondremos nada.
Vamos a ver como hacer ahora una segunda tarea pero en este caso con una fecha programada (due date):
El proceso es muy sencillo, y no difiere hasta el último paso de la forma de dar de alta una tarea, tal y como lo hicimos en el anterior punto. En este caso lo único que haremos al final será hacer click sobre due date y se nos desplegará un calendario donde indicaremos la fecha en la cual debemos haber realizado la tarea. En el caso del ejemplo se tratará de una tarea que nos recuerde que tenemos que presentar nuestra declaración trimestral del IVA, algo que seguramente os sonará si sois trabajadores autónomos.
Con esto hemos conocido el funcionamiento de la bandeja “Inbox”, vamos a ver la bandeja que en mi opinión es más importante en la metodología GTD, se trata de la bandeja de “Today” (Hoy). En ella pondremos las tareas que tenemos que terminar en el día de hoy, es por tanto nuestra lista de tareas del día. Lo normal es que al principio del día vayamos a nuestro inbox donde veremos nuestras tareas pendientes y decidamos cuales de ellas tenemos que realizar el día de hoy, ya sea porque tienen más alta prioridad o por la razón que cada uno considere oportuna. Una vez que hemos decidido que una tarea de la bandeja de inbox tiene que pasar a la bandeja de today tan solo tendremos que arrastrarla hasta el menú de “Today” y de esta forma tan sencilla habremos conseguido tener una tarea para el día de hoy. Os dejo una captura con 3 tareas que he programado para realizar en el día de hoy:
En este caso hoy de momento tan solo tendría que: enviar un email a un cliente, sacar la basura y comprar la leche, debe ser mi día de suerte.
Para terminar de comprender el funcionamiento básico de GTD con things solo nos queda el poder marcar como terminadas las tareas que hemos mandado a la carpeta de “Today”. Y es que supongamos que hemos salido a tirar la basura y de paso hemos pasado por la tienda a comprar algo de leche, podremos marcar como terminadas dos de nuestras tareas, para lo cual tan solo tendremos que marcar el checkbox de la tarea y pasará a aparecer como realizada. En la captura os dejo un ejemplo con una tarea marcada como realizada y otra no:
Pasado el día las tareas realizadas pasarán a la bandeja de “Logbook”, que podríamos llamarla en castellano la bandeja de tareas realizadas, podemos navegar por esta tarea si queremos ver si en el pasado terminamos una tarea, o incluso saber en que fecha en la que lo hicimos.
Con esto hemos aprendido el funcionamiento básico de GTD y de Things y podréis empezar a usarlo en vuestro trabajo diario. En un siguiente artículo contaré como poder usar 3 bandejas, que si bien no son imprescindibles, si las usamos nos pueden ayudar mucho, estas serían: “Someday”, “Projects” y “Areas”. Espero que esta metodología os sirva para mejorar vuestra organización a la hora de trabajar.
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