El uso de firmas múltiples en los e-mails
Desde luego si hay una herramienta que todo profesional en movilidad usa sin excepción en mayor o menor medida es el correo electrónico. Aquí tenemos una gran variedad de opciones de elección, desde trabajar desde la web a hacerlo con un programa. Así dentro de estas opciones las posibilidades vuelven a ser realmente amplias, con distintos proveedores y soluciones software distintas. No obstante existe una opción en particular que tienen muchas de las soluciones existentes y es el hecho de poner usar múltiples firmas, os voy a contar el porque considero que el uso de esta opción puede mejorar nuestra productividad así como la manera de hacerlo con los programas principales bajo mi punto de vista: Outlook, Thunderbird y Mail.app.
Lo primero sería saber que es una firma en el correo, por si a alguien le pilla fuera de juego el término. Una firma no es más que el pie de un correo, donde se incluye normalmente los datos personales, forma de contacto, página web y en definitiva todo aquello que consideremos relevante. Por ejemplo esta podría ser la firma de un profesional diseñador de páginas web:
Pedro Pérez
Director creativo en Shapes Creating Co.
Webpersonaal.com
Webdeempresa.com
Algo así, por ejemplo. Pero ahora imaginemos que esta persona suele usar esto para escribir normalmente sus correos, en lugar de tener que escribirlo cada vez que escribe un correo puede configurarlo para que sea su firma y de este modo se adjunte al final de cada correo que escribamos. Ahora bien imaginémonos que el tal Pedro Pérez es autónomo y aun suele trabajar el 80% de su tiempo con la empresa “Shapes Creating Co.” también hace trabajos esporádicos para otra empresa. Obviamente que cuando envíe un correo como trabajador de ésta no le interesará usar esta firma. Ante esto cabe la posibilidad de eliminar esta firma manualmente y añadir otra que nos convenga. También imaginemos que cuando manda mails personales quiere otra firma distinta y cuando lo hace a lugares públicos como listas de correo quiere tener otra distinta con menos datos personales.
Al final puede ocurrir que tengamos que re-escribir en un gran número de correos nuestra firma. Y aquí es donde entra en juego la gran utilidad de la que os hablo, que es la firma múltiple en los correos. Esta firma nos permite elegir al redactar un correo que firma queremos usar, tan solo con un par de clicks lo habremos puesto en un grupo u otro y con la firma deseada. Así de sencillo y de útil.
Ahora que seguramente os haya convencido de que debéis usar las firmas múltiples voy a explicaros como usarla en vuestro programa favorito. En el caso de que uséis un sistema operativo Windows y el cliente Outlook:
- Haz click sobre “Utilidades” -> “Firma Múltiple”.
- Haz click sobre el nombre de la firma que quieras modificar.
- Introduce el nombre que quieras para la nueva firma en la nueva ventana.
- Introduce el texto que quieras para la firma en la caja “Contenido de la Firma” de esa firma.
- Pulsa sobre “Aceptar”.
- Podemos seleccionar que una de las firmas sea la predeterminada
Si queremos usar Thunderbird desde el sistema operativo que sea los pasos a seguir serán los siguientes:
- Lo primero es instalar el siguiente plugin: Signature Switch
- Una vez lo tenemos lo configuramos en Herramientas -> Complementos -> Signature Switch -> Preferencias
- Aquí añadiremos una a una ca firma que queramos, en esta ocasión cada una de ellas debe estar dentro de un fichero. Una vez lo tengamos le dampos a “Aceptar”
- Para usarlas tan solo tendremos una vez que estemos escribiendo el mensaje pulsar sobre Opciones > Signature Switch y elegir la firma que prefiramos.
Por últimos si somos usuarios de Mac la utilidad Mail.app también nos permite hacerlo del siguiente modo:
- Pulsamos sobre Mail -> Preferencias -> Firmas -> La cuenta en la que queramos editar la firma
- Al pulsar sobre el botón ”+” tendremos que escribir el título que le queremos dar a la firma.
- Tras esto en el recuadro de la derecha introducir el contenido de la firma.
- Para usarlas es tan fácil como cuando estamos escribiendo un correo pulsar sobre el menú de “Firma” y elegir la que deseemos.
Espero que os sirva de utilidad este truco tan sencillo pero que a la larga os puede llegar a ahorrar tanto tiempo.
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