Gestión automatizada del correo electrónico
En esta ocasión me gustaría contaros otro mini truco que al menos a mi me sirve de gran utilidad a la hora de gestionar los emails del día a día. Este consejo servirá para aquellas personas que tienen una gran cantidad de correos a diario en sus buzones, lo cual por nuestra forma de trabajo, supongo nos incluye a todos los trabajadores en movilidad. No es más que trabajar con filtros y etiquetas o carpetas imap, para de este modo dejar nuestra carpeta “Recibidos” lo más despejada posible. De éste modo tendremos desde un principio los emails categorizados y podremos atenderlos en el orden que queramos. Para el ejemplo usaremos el servicio de email de Google. La razón esta elección es porque es a mi entender el mejor sistema de correo que hay en la actualidad tanto en él ámbito de las versiones de pago como de las gratuitas, también creo que es la opción más extendida. No obstante las ideas las podéis trasladar a vuestro gestor de email favorito.
Cómo os contaba la idea básicamente consta de categorizar todos nuestros emails entrantes ya sea por asunto, destinatario, origen. Voy a contaros cuales son las variables que yo uso para elegir a que carpeta enviar los emails:
- “Campo de” del correo. Podemos decidir que todos los correos de una persona vayan a parar a un determinado lugar, o de un modo más general todos los que contengan el dominio empresa.com van a parar a otro lugar. De este modo podemos conseguir que todos los correos de nuestra empresa vayan a un mismo lugar.
- Continuando con el “campo de” podemos hacer uso de una peculiaridad que tiene gmail y es que si nuestra cuenta es usuario@gmail.com, recibiremos a su vez los correos de usuario+concurso@gmail.com, esto tiene sentido a la hora de filtrar, ya que podemos hacer que todo lo que nos llegue por ahí lo mandemos a otro lugar distinto.
- Mediante el campo de “asunto” podemos filtrar por palabras como urgente, un nombre de un proyecto, o un inicio determinado como suelen realizar las listas de correo.
- Palabras en el cuerpo del mensaje. Esta opción es en mi opinión muy interesante cuando lo usamos en conjunción con alguna de las anteriores. Os pongo un ejemplo práctico que es como mejor se entiende. Imaginemos que seguimos una lista de correo que genera un tráfico de 100 correos al día y no podemos soportar, decidimos cada vez que nos llegue un correo de esta lista lo vamos a enviar a una carpeta que raramente leemos o incluso directamente lo eliminamos. Pero claro estamos suscritos porque algunos sí nos interesan y estos son en los que se cita nuestro nombre o el de nuestra empresa, pues en el caso de que así sea en lugar de enviarlo a la papelera lo enviaremos a otra carpeta que comprobamos asiduamente.
La idea de esto es muy similar a la que os conté en mi anterior post de la configuración de una cuenta prioritaria de email, de hecho en ese artículo podréis leer como es el proceso de creación de filtros. Lo que me interesa más contaros ahora es como podemos crear “etiquetas” para mandar a estas nuestros correos. Como veréis el proceso es extremadamente sencillo:
- Pulsamos sobre la opción “Configuración” situada arriba del todo a la derecha
- Pulsamos sobre la pestaña “Etiquetas”
- Al final del recuadro amarillo tenemos un cuadro de texto con el título: “Crear etiqueta nueva”. Introducimos dentro el nombre de la etiqueta deseado y pulsamos sobre el botón de “Crear”
Una vez tenemos nuestras etiquetas creadas mediante este procedimiento tan solo tendremos que crear los filtros como ya os comentaba que quedo explicado en el artículo: Configuración de una cuenta prioritaria de email. Lo único nuevo que debemos aprender es que al crear nuestro filtro es importante marcar la opción de “Omitir Recibidos (Archivarlo)”, si recodáis el objetivo de todo esto era aligerar nuestra carpeta de “Recibidos”. Para asignarle una etiqueta marcaremos la opción “Aplicar la etiqueta” y posteriormente elegir en el menú desplegable la etiqueta deseada. O en caso de que queramos eliminarlo directamente marcar la opción de Suprimirlo.
Jugando con estos sencillos pasos y dándole un par de pensadas a la naturaleza de nuestros emails y la importancia de cada una de ellos estoy seguro de que todos conseguiréis tras este esfuerzo inicial un ahorro de tiempo considerable en el día a día en la gestión del correo electrónico.
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