Backpack, gestión colaborativa en movilidad
Uno de los principales escollos que tenemos que salvar cuando nuestro trabajo nos obliga a viajar y desplazarnos continuamente es el de mantener abierta una vía de comunicación efectiva con nuestra oficina, compañeros, clientes y proveedores. Aunque el teléfono y el correo electrónico nos puden ayudar a conseguirlo, afortunadamente existen soluciones más completas como Backpack, de 37signals, un conjunto de aplicaciones online que facilitan y simplifican todavía más esta tarea.
Generalmente, cuando estamos fuera podemos recibir una llamada, un mensaje de texto o un correo electrónico comunicándonos cualquier información: Tienes que visitar a este cliente, Ya está lista la presentación, lo que se os ocurra. Después lo anotas en tu agenda, lo agregas a tu lista de tareas, etc. El mismo proceso que deben seguir todos aquellos interesados en el asunto en concreto.
La filosofía detrás de este conjunto de aplicaciones es la de eliminar los pasos intermedios y permitir, agrupando la información en un mismo sitio, que todas las personas implicadas en un proyecto puedan disponer de los datos en un instante, evitando tener que procesarlos e independientemente del lugar en el que se encuentren.
Registrándote en el servicio, dispones de un lugar en el que dejar notas, listas de tareas, enlaces, documentos, acceder a un calendario y crear recordatorios para tus obligaciones más importantes. Lo realmente estupendo de este servicio es la sencillez con la que podemos hacer todas estas cosas.
Permite el acceso móvil, que es lo que nos interesa en este caso. A parte de poder trabajar desde un ordenador, con cualquier teléfono puedes crear páginas, añadir o editar listas de tareas o notas, e incluso crear avisos, ya que han diseñado un acceso específico para estos terminales.
Aunque una sola persona le puede sacar un buen rendimiento, está muy enfocado a la colaboración, ya que no sómos sólo nosotros los que podemos acceder, puesto que permite que cualquier otra persona lo haga si así lo permitimos, brillando especialmente en este modo colaborativo.
Una vez accedemos a la aplicación tenemos varias utilidades con las que podemos trabajar, las cuales paso a comentar a continuación:
- Noticias: es el bloque en el que van generándose los historiales de actuación de cada usuario. Por ejemplo, Pepe ha añadido una nota, Juan a modificado la lista de tareas x. Esta opción es muy útil cuando colaboramos con más personas a través de la aplicación.
- Páginas: en las páginas es donde generamos las notas y las listas de tareas, subiremos imágenes, vídeos, archivaremos correos, etc. Podemos crear varias páginas y distribuir la información entre ellas arrastrando y soltando cada bloque.
- Calendario: el calendario es una opción de pago, se puede compartir y utiliza el formato iCalendar, el mismo que utilizan otras aplicaciones como Google Calendar o iCal de Apple. Permite importar y compartir los calendarios y crear tantos como deseemos. Pensando en los usuarios de Blackberry, Google Calendar dispone de opciones de sincronización con el calendario de estos dispositivos, y gratis. De todas formas, si queremos utilizar el de Backpack, siempre tenemos la posibilidad de importar nuestro calendario de Google para centralizar la información en un mismo lugar.
- Recordatorios: los recordatorios son avisos que podemos establecer de manera que cuando llegue el momento nos envíe un correo electrónico o un SMS al móvil para alertarnos de lo que sea.
- Diario: el apartado de diario es precisamente eso, un lugar en el que ir anotando las tareas o acciones que vamos completando. He llamado a Luís, He terminado el proyecto de puente colgante, o lo que sea. Una vez más, resulta especialmente útil cuando se utiliza el servicio con más usuarios, puesto que nos facilita ver que pasos va completando cada uno.
- Pizarra: la pizarra es una herramienta para trabajar en colaboración en un mismo documento. Guarda un histórico de cada versión al que se puede acceder mediante una barra en el lateral derecho de la pantalla. Puedes crear varias pizarras y trabajar con varios documentos al tiempo, ya que cada una tiene una URL personalizada. Sólo necesitas invitar a alguien a colaborar (no necesita cuenta en el servicio) y empezar a hacerlo. Se pueden comparar versiones, añadir notas o suscribirse mediante RSS para recibir una notificación cada vez que se produzca un cambio. Se pueden exportar en texto plano y html, o enviar por e-mail con un par de clicks.
La interfaz es muy clara, el apartado de tareas es lo que siempre he buscado en una aplicación de este tipo y no había llegado a encontrar. Creas una lista, añades una tarea, tecla “intro”, y ya tienes un campo listo para añadir la siguiente. Nada de fecha de inicio, final, responsable, nada. Sencillez al poder en el manejo de las aplicaciones.
En cuanto a la adición de datos desde el móvil, sólo se puede trabajar con algunas de las opciones (páginas, notas, listas de tareas y recordatorios), las más necesarias cuando estamos en movimiento. Podemos utilizar esa interfaz específica que os comentaba, o bien el correo electrónico. Bastará con enviar un mensaje a la dirección personal que nos facilitan al registrarnos en el servicio para añadir cualquier ítem a nuestra página. Si queremos una nota, ponemos Note en el asunto y ya está. Si queremos una lista de tareas, ponemos Todo y en el cuerpo del mensaje, tantas tareas como queramos precedidas de un asterisco y un espacio.
También es posible enviar copias de los correos electrónicos que queramos tener como referencia en el sistema, encabezando el texto del asunto con Fwd.
Backpack está en inglés, y dispone de una versión gratuita con funcionalidades limitadas (no dispone de calendario ni espacio de almacenamiento para archivos) y varias opciones de suscripción de pago, que parten de los 5’50 euros de la cuenta Solo, para un usuario con 1 GB de almacenamiento, 100 páginas y calendario. Para grupos de trabajo, existen cuentas a partir de 18’85 euros para seis usuarios, ya con todas las opciones disponibles.
He probado más de un sistema de este tipo, y éste es el que más se acerca a lo que sería mi ideal. Las funciones justas, muy fácil de manejar y aprovechando al máximo la facilidad de uso del correo en el móvil, permitiendo además el trabajo conjunto con una oficina u otros compañeros, eliminando pasos intermedios y complicaciones.
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