Ponerse en marcha cuando uno está en casa o fuera de una oficina “normal” puede ser una de las cosas más difíciles que hay. Se necesita mucha fuerza de voluntad para que el tiempo de primera hora del día no se nos pase sin apenas darnos cuenta.

Cuando hablábamos de ZTD, veíamos que el noveno punto del sistema de Batauta era el de crear nuestras rutinas. La idea era conseguir que, aplicando un ritmo similar, las tareas sean más fáciles de hacer. Esto es perfectamente aplicable a la primera hora de la mañana, donde es muy fácil crear nuestro propio ritual que nos ayude a ponernos en marcha.

¿Por qué es tan importante comenzar a trabajar con ganas y rendir en esas primeras horas? Porque, generalmente, el ritmo de esas primeras horas de trabajo marca el del resto de la jornada para la mayoría de las personas: si cuando estamos más frescos conseguimos completar muchas tareas o las que hemos marcado como más importantes, esto repercutirá en un aumento de la productividad general. El resto de cosas por hacer nos pesará menos.

¿Cómo podemos crearnos nuestra propia rutina de comienzo del día? Pues eligiendo entre una serie de actividades físicas, de higiene o mentales que no implican ningún desgaste mental pero que nos ayudan a estar a tono y que, una vez completadas, nos dejan claro que ya es hora de ponerse las pilas.

Por ejemplo, a primera hora de la mañana es un buen momento para hacer ejercicio, tras lo cual puede llegar la indispensable ducha, el desayuno y una primera tarea que nos reconforte interiormente. Es interesante que antes de empezar a trabajar hagamos algo que nos llene: yo dedico los primeros momentos del día, tras el desayuno, a avanzar algo en mis lecturas. Me permite relajarme y empezar con ganas. Después de 20 minutos, siempre sé que ha llegado el momento de trabajar. ¡Y cuando me salgo de la rutina por motivos que no puedo controlar, me cuesta bastante más empezar completar tareas!

Cada uno debe elegir la rutina de primera hora de la mañana que mejor le venga: quizás sea un buen momento para visualizar las metas de ese día (metas y no tareas), para avanzar en ese libro que estamos escribiendo poco a poco y que queremos sacar adelante o, incluso, simplemente para hacer ejercicios de yoga o desayunar con la familia. Lo fundamental es que nuestro método se repita un día tras otro a lo largo de la semana laboral, para que así interioricemos que, una vez que ha concluido, ya estamos listos para trabajar al cien por cien.

Como siempre, debemos revisar el funcionamiento de esta rutina con la que despertaremos. Si hay algo con lo que no nos sentimos cómodos a esa hora del día, ya le buscaremos un hueco. El caso es encontrar la manera en que empecemos a poner orden para que todo resulte mucho más sencillo de completar.

Foto | Turyddu en Flickr
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Sobre seguridad de nuestro ordenadores hemos hablado ya varias veces en Moviéndonos. De hecho, incluso os explicamos como mantener la seguridad de nuestros ficheros tanto en Windows, como en Linux y Mac, pero hoy vamos con otro enfoque de la seguridad.

Toca hablar de antivirus. Y es que aunque parezca que el tema de los virus esté pasado de moda, estos especímenes siguen siendo un problema importante para la integridad de nuestro ordenadores (no la física, afortunadamente) y la de nuestros ficheros, pudiendo involucrar a nuestra máquina en asuntos turbios.
Un antivirus será una buena manera de enfrentarnos a ellos. Claro que, hoy en día, los antivirus no se parecen demasiado a los primeros que aparecieron. Aquellos se basaban, básicamente, en escanear los ficheros que teníamos en el disco para comprobar si alguno de ellos tenía virus y permitir eliminarlo.

Pero lo virus han ido evolucionando, han aparecido nuevos tipos de software maligno y nuevas amenazas, y este tipo de aplicaciones han pasado de ser simples antivirus a convertirse en enormes suites de seguridad que quieren protegernos de la mayoría de amenazas que podemos encontrar por la red.

Tanto es así, que la mayoría de antivirus incluyen no solo el escaneo de virus, sino también la detección de otros tipos de malware, como rootkits, botnets,... además de filtrado de correo basura, inclusión de un firewall, protección contra phishing,...

Para la gran mayoría de usuarios, disponer de un antivirus será esencial para estar protegidos de las amenazas en la red. Los usuarios de Windows, al ser el sistema mayoritario y el que más atacado se ve por los creadores de este tipo de software, serán los que tengan que poner más cuidado.

Afortunadamente, desde antiguas versiones de XP y en Vista, se ha incluido el centro de seguridad en Windows, que nos recuerda si tenemos o no activo el antivirus y el firewall, así como si necesitamos actualizarlo, algo que la gran mayoría ya hacen automáticamente.

Confío en que sabéis de lo que hablo cuando digo SAI pero por si acaso lo definiremos rápidamente por si hay algún despitado. SAI son las siglas de Sistema de Alimentación Ininterrumpida. Básicamente se trata de una batería que se encuentra entre el enchufe y nuestro ordenador de tal forma que es una herramienta realmente útil para mejorar la seguridad de nuestro sistema.

Por un lado tenemos la aplicación obvia, en caso de que se produzca un fallo eléctrico podremos seguir trabajando durante unos valiosos minutos, en estos minutos podremos guardar nuestro trabajo y apagar el ordenador con normalidad. Esto es algo a lo que ya estamos acostumbrado desde que trabajamos con portátiles, de esta forma podremos tener esta funcionalidad que parecía estar reservada tan solo para estos equipos portátiles.

Existe una segunda aplicación para nada desdeñable, protegera nuestro ordenador frente a picos de tensión. De esta forma de producirse lo único que tendremos que cambiar será un fusible en nuestro SAI, nuestro equipo permanecerá intacto, además de que podremos apagarlo ordenadamente y sin perder información.

Existe una gran variedad de precios entre los SAIs pero en realidad ya los más baratos tienen estas funcionalidades y no tenemos que realizar un tremendo desembolso para conseguirlo. También existen SAI con la forma de regletas que no ocupan mucho más que estas. Si bien estos no ofrecen mucho tiempo de batería si que suele ser suficiente para como decía guardar los datos y apagar el ordenador sin problemas.

Imágen | edans

Llegado el momento de descansar después de un año de duro trabajo, para muchos de nosotros se hace complicado poder desconectar completamente durante el tiempo que en principio disponemos de vacaciones. Encargos de última hora, proyectos que no pueden detenerse así como así o la imposibilidad de compaginar las fechas de asueto con el resto de la familia nos obligan a reservar un espacio en la maleta para nuestras obligaciones laborales y a buscar algo de tiempo para seguir trabajando en vacaciones.

El trabajo en nuestro lugar de vacaciones es en esencia la primera incursión en la movilidad para muchos de nosotros. Si ya estáis habituados a manejaros fuera de vuestra oficina no tendréis problemas, pero si no es el caso hay algunas normas de actuación que nos vendrán bien para que nuestras obligaciones no den al traste con los días que necesitamos para descansar. Buscar un lugar adecuado para trabajar, establecer horarios para ello y disponer de conectividad a la red son aspectos importantes si no queremos que la experiencia se convierta en un infierno.

• Encontrando un lugar de trabajo: aunque son imágenes evocadoras, las estampas de personas utilizando el portátil en la piscina o la playa que nos brinda la publicidad son mortales desde el punto de vista ergonómico y productivo, además de medios agresivos con los aparatos electrónicos. Es difícil adoptar una postura correcta, si la luz solar es directa tendrás muchas dificultades para visualizar bien la pantalla y los “cuerpos desnudos al sol” no son lo mejor para evitar las distracciones. Tampoco es cuestión de ponerse exquisitos, pero ya que estamos en ello lo mejor es buscar un entorno que favorezca la productividad y que no sea perjudicial ni para nuestro cuerpo ni para nuestras herramientas de trabajo.


• Establece un horario de trabajo: es importante establecer dentro de lo posible un horario en le que llevar a cabo las tareas diarias ¿recuerdas lo de “hasta que no acabes los deberes no hay piscina” que te decían tus padres en vacaciones? (yo desde luego me acuerdo), pues lo mismo. Cada uno tenemos nuestras preferencias, temprano en la mañana, después de comer o con el fresco vespertino, intenta respetarlo y comunica al resto de la familia que en ese horario no estás disponible. Puede ser interesante incluso pactarlo con antelación para evitar malos humores y problemas de convivencia, muy habituales en estas situaciones.


• Buscando acceso a Internet: que podamos o no llevarnos el trabajo de vacaciones se debe en buena parte a las posibilidades de acceso a Internet que tengamos en nuestro destino. No es que no podamos trabajar desconectados, pero al igual que la telefonía móvil supuso una liberación en el terreno de la voz el acceso inalámbrico a Internet nos permite llevar a cabo muchas tareas independientemente de nuestra ubicación. Puede que tengas tu flamante módem USB con conexión 3G disponible o que estés pensando en hacerte con uno (hay muy buenas ofertas en estas fechas), y es desde luego la opción que otorga una mayor flexibilidad. Si no dispones de uno o no tienes buena cobertura en tu destino echa un vistazo a los locales de ocio del lugar o a las dependencias municipales. Bibliotecas, ciber cafés, hoteles, cafeterías y restaurantes ofrecen en muchos casos acceso a Internet WiFi gratuito o bastante económico (nada mejor que una cerveza fresquita para mejorar el ambiente de trabajo).

Las circunstancias son muy diferentes según nuestro destino, y no siempre será posible trabajar en las mejores condiciones, así que valgan estas ideas como “puntos a tener en cuenta” más que como medidas indispensables para poder hacer un buen trabajo, la idea es hacerlo lo más llevadero posible. Por último, aunque tengáis que trabajar durante el verano, intentad dejar al menos unos días para poder desconectar en todos los sentidos de vuestras obligaciones laborales, ese periodo de aislamiento es fundamental para recargar las pilas y mantener un buen nivel productivo durante el curso que se nos vienen encima.

Foto | magerleagues (Flickr)

Siempre hacemos hincapie en que si queremos ser productivos al máximo debemos rodearnos de un entorno que nos provoque un estado acorde. En su momento dedicamos un artículo a la ergonomía en nuestro puesto de trabajo y de refilón tocamos el tema de la iluminación, el cual para mi personalmente cobra bastante importancia ya que suelo ser un ave nocturna y me concentro más trabajando de noche y por tanto necesito luz artificial.

Lo primero que debemos tener en cuenta es que nuestra luz nos venga desde el lado contrario de la mano que usemos, es decir si fueramos diestros la luz debería entrarnos por la izquierda y viceversa. Esta es una regla que se aplicaba más antiguamente ya que usábamos más el boli y el papel, aunque ya cada vez este más en desuso no viene mal seguir usando esta normal. Es conveniente también que no veamos la fuente de luz directamente, si vieramos la bombilla esta nos deslumbraría, por lo que es mejor que tenga un capuchón o algo y así dirigir la luz directamente contra la mesa o la superficie que nos interese.

Es importante para mi el color de la luz, claro que no nos vamos a poner una luz ver o roja para trabajar, pero si que tenemos para elegir entre luces más amarillas o más blancas, aquí ya es cuestión de gustos, pero yo prefiero las luces blancas. También opto siempre por bompillas de bajo consumo, ya no solo por su ahorro y ecología, si no por que se calientan menos y en una larga noche de verano el ser abrasado por el calor de una lámpara no es muy agradable. Es también importante que la luz no sea muy dura, de este modo las sombras serán más difuminadas y nos molestarán menos.

En cuanto a la forma de la lampara y demás eso queda a gusto del consumidor, de nuevo personalmente no me importa gastarme algo más en una que considere estética ya que trabajo mejor en lugares que son para mi estéticos, pero eso ya es algo a gusto del consumidor. Un consejo que si os recomiendo seguir es el que la lámpara sea movible, cuanta más libertad de movimientos tenga mejor, nunca sabemos en que lugar y de que forma podemos necesitar en cada momento. Por último si además se puede regular la intensidad de la luz ya fantástico, no obstante esto tampoco lo considero para nada imprescindible.

Dentro de la iluminación tenemos que hablar también de la luz natural, que es la mejor de las iluminaciones. El problema con esta luz es que no podemos controlar que venga desde un lado otro, o con una intensidad determinada. Para ello lo que podemos hacer es situar lo mejor que podamos nuestro escritorio, de nuevo intentaremos que la luz nos entre por la izquierda si somos diestros y viceversa. No es para mi la mejor idea poner la mesa contra la ventana de forma que la tengamos delante, si bien tenemos la ventaja de amplitud, tenemos la desventaja de que nos distraeremos con las cosas que sucedan fuera y además la luz desde detrás puede deslumbrarnos y hacer que no veamos bien la pantalla de nuestro ordenador.

También es importante contar con con unas buenas cortinas, aunque la luz natural es nuestra aliada también puede molestarnos. Creo que las mejores son las cortinas de láminas que se puede regular su inclinación, regulando de este modo la cantidad de luz que permitimos que entre, así como controlamos nuestra privacidad.

Cláramente la iluminación no tiene que ser el único elemento que decida la disposición de nuestro escritorio, pero si debería ser un aspecto muy a tener en cuenta.

Imágen | Spuz

No dura más de un día si tenemos suerte, porque si somos de los que le damos mucha caña al teléfono puede ser que en seis horas lo tengamos pidiendo el cargador. Esto en sí no es un problema del teléfono, sino de la forma de usarlo, por lo que aquí os vamos a dar unos cuantos consejos para ahorrar batería en nuestro HTC Magic.

• Desconectar todas las conexiones: si no las vamos a necesitar para navegar o consultar el correo, es recomendable no tener encendido ni el 3G ni el Wi-Fi, ya que son dos conexiones que consumen grandes cantidades de batería. Por supuesto, el GPS y el Bluetooth están totalmente prohibidos si no los estamos usando, ya que son unos auténticos come baterías.
• Desactivar la sincronización: si no estamos trabajando o no necesitamos consultar el correo o actualizar nuestro calendario, es también altamente recomendable desconectar la sincronización con los servidores de Google, así no tendremos al teléfono conectándose cada cierto tiempo para comprobar si hay algo nuevo.
• Cambiar el brillo y el tiempo de apagado de la pantalal: al ser un terminal con una pantalla tan grande, es normal que consuma tanto. Si no vamos a estar en un sitio con mucha luz, deberíamos bajar la luminosidad de la pantalla al mínimo, ya que la pantalla del terminal se ve perfectamente debido a sus colores vivos. Con el tiempo de apagado de inactividad más de lo mismo, es recomendable ponerlo a un minuto o treinta segundos para que la pantalla se pueda poner en reposo lo antes posible y así no consumir batería.

En Moviéndonos | Información sobre el HTC Magic

Pero un sistema de gestión de tareas no es nada sin una conducta apropiada. Batauta, creador de ZTD, propone 10 hábitos concretos para que nuestra productividad mejore. El propio creador del sistema recomienda que los vayamos adoptando en nuestra vida de manera progresiva: dos o como mucho tres cada mes. Si esos nos funcionan, seguiremos con los siguientes.

1. Recogida de datos. El hábito asociado a ella es la captura de ideas y tareas en cualquier lugar y en cualquier momento. Tenemos que llevar una libreta o cualquier otro instrumento que nos permita escribir las ideas según surjan. Es como la bandeja de entrada de GTD, pero llevada hasta el extremo más simple: no montaremos una inbox en cada lugar en el que estemos, sino que la llevaremos siempre a cuestas y, al llegar a casa o al trabajo, la vaciaremos en una sola lista de tareas por hacer.

2. Procesar. Se trata de tomar rápidas decisiones con todas nuestras tareas. Es exactamente igual al procesado de GTD: si puedes hacer algo en menos de dos minutos, hazlo. Si no tíralo, delégalo, archívalo o ponlo en tu lista de tareas o en el calendario. Todas nuestras áreas de trabajo (el correo electrónico, el escritorio de casa, el de la oficina) tienen que ser revisados al menos una vez cada día para dejarlos limpios.

3. Planea acciones: Al inicio de cada semana o de cada día, elegiremos nuestras MiTs (Tareas más importantes) y las tendremos en nuestro calendario para acabarlas primero. Además, cada día elegiremos otras tres MiTs, que ejecutaremos a primera hora, de manera que las tengamos acabadas cuanto antes.

4. Haz: ZTD apuesta por eliminar de nuestra vida la multitarea. Una vez que hayamos decidido qué es lo siguiente (recordad que tienen preferencia nuestras MiTs, hay que eliminar todas las distracciones (teléfonos, correo electrónico, pestañas innecesarias en el navegador, etc…) y, simplemente, trabajar en esa única tarea. Si alguien te interrumpe, apunta lo necesario en tu libreta, pero no dejes de trabajar.

5. Un sistema simple. ZTD es flexible, pero sugiere que nuestras listas de tareas sean lo más sencillas posibles. Olvídate de tags y de demasiadas divisiones. No enlaces acciones a la vez a proyectos y contextos: el sistema acabará complicándose. ¡Ah, y olvídate de jugar con herramientas GTD! Seguro que cuando has intentado probar el sistema has comprobado lo divertido que es ir mirando cuál es la que mejor se ajusta a tus necesidad. No caigas en esa tentación: en cuanto algo te funcione, úsalo para “hacer”.

6. Organízate. Hay que conseguir el hábito de que cada cosa tenga su sitio y que todos los lugares, contextos o carpetas sea fácilmente identificables sin necesidad de pensar demasiado. Así conseguiremos organizarnos sin perder el tiempo, de manera intuitiva.

7. Revisa. ZTD admira el proceso semanal de revisión de tareas de GTD y propone seguirlo al pie de la letra. Además, incluye una revisión mensual y otra anual, para poder prestar ateción a metas mucho menos inmediatas que en el día a día pueden quedar sepultadas.

8. Simplifica: reduce tus metas y tareas a lo esencial, no te sobrecargues. Cada vez que hagas revisión semanal, elimina todo lo que no sean proyectos esenciales y tareas y simplifica tus compromisos. También hay que reducir a lo esencial la información entrante que manejamos cada día. Haz esto a diario, cada semana y cada mes.

9. Crea tus rutinas. Apóyate en una serie de gestos que se repitan cada día a determinadas horas, de manera que nunca sientas que tu gestión de tareas es caótica. Hablaremos de esto con más profundidad en un próximo post de Moviéndonos.

10. Busca el trabajo que te apasione. Si lo logras, será más dificil que procrastines y lograrás ver tu lista de tareas también como una de recompensas.

Más información | Zen Habits

Para muchas personas, Getting Things Done (GTD), el sistema de organización de tareas ideado por David Allen, ha supuesto la salvación de su vida laboral. Haciendo honor a su nombre, Getting Things Done ha ayudado a muchos a conseguir terminar sus tareas con eficacia, gastando menos energías y elevando su productividad. Pero GTD no es milagroso y en ocasiones no funciona o se hace demasiado estricto. Por eso nació ZTD.

ZTD es la abreviatura de Zen To Done, un juego de palabras entre el nombre del modelo de David Allen (en el que se inspira) y la filosofía Zen. Las enseñanza del libro recogen muchos de los consejos del blog Zen Habits, en el que Leo Babauta lleva desde comienzos de 2007 predicando sobre una manera de ser productivo sin complicarse ni cambiar todos los hábitos de trabajo a la vez.

Babauta, fan autoconfeso del GTD de David Allen, postula que con ZTD se pueden superar algunos de los defectos que él y otras personas ven al sistema de gestión de tareas más famoso del mundo. La idea es simple: ZTD pretende que nos centremos en hacer las cosas, en el aquí y en el ahora, en vez de en planear y en llevar adecuadamente el sistema.

Babauta no cree que su ZTD sea un sustituto de GTD. A las personas a las que éste les funciona, les recomienda que sigan con él, pero para quienes han fallado en poner en práctica las enseñanzas del libro de Allen, ZTD parece hecho a medida.

El sistema de Babauta da soluciones a cinco problemas clásicos de quienes intenta habituarse a GTD:

1) GTD implica cambiar una serie de hábitos. Mucha gente falla al aplicarlo precisamente por tener que afrontar demasiados cambios de conducta a la vez. ZTD se centra en cambiar un hábito cada vez: no pide que adoptes todo el sistema de una vez, sino por fases, además de usar métodos de cambia de conducta que han sido probados en psicología.

2) Según Babauta, GTD no se centra demasiado en “hacer” sino que (en palabras del creador de ZTD) quienes lo aplican se centran más en “mantener las cosas en nuestro sistema de confianza”. Es decir, que muchas veces se pasa más tiempo capturando y procesando que llevando a cabo las acciones correspondientes. ZTD aboga por poner el foco en esas acciones.

3) GTD apuesta por tomar las decisiones sobre cuál es la siguiente tarea en el momento, no de una manera muy estructurada o con una reglas concretas. ZTD apuesta por introducir planes o hábitos diarios para conseguir dar prioridades a las tareas.

4) Una de las sorpresas más grandes que nos llevamos cuando leemos por primera vez GTD es que David Allen apuesta por incluir en el “sistema de confianza” todas las facetas de nuestra vida. Desde pequeños detalles laborales hasta grandes proyectos vitales o incluso actividades de ocio… todo queda plasmado en alguna de las fases de GTD.

Para muchas personas, esto es un problema, porque implica que sus listas de tareas acaban sobrecargadas. ZTD, por el contrario, apuesta por sacar muchas cosas de la bandeja para que podamos centrarnos en lo realmente importante.

5) Al contrario que GTD, que habla de establecer niveles en nuestras tareas pero sobre todo a largo plazo y de una manera más general, ZTD apuesta por recuperar “las grandes tareas” de cada día o de cada semana y que estén más presentes.

Mañana continuaremos hablando de este sistema para mejorar nuestra productividad y, en concreto, de los 10 hábitos que tenemos que asumir en nuestro día a día para hacerlo efectivo.

En Moviéndonos | Puesta en práctica de la metodología GTD: Primera parte y segunda parte.

Estos últimos días nos hemos estado centrando mucho en la correcta organización del tiempo, en planificar correctamente nuestras tareas y, sobre todo, en evitar perder valiosas horas por distracciones, por despistarnos con temas menos importantes,... Es decir, en evitar la procrastinación, con aplicaciones diseñadas para ello y algunos consejos y herramientas.

Pero nuestra voluntad puede ser un punto flaco si la distracciones externas son numerosas y nos evitan concentrarnos en lo que estamos haciendo. Por ello, es esencial conseguir eliminarlas, algo que cada uno deberá hacer a su manera, pero para lo que os queremos ofrecer una serie de consejos.

Despacho propio

Ya sea trabajando en casa o en una oficina, el disponer de un despacho o una habitación propia donde desarrollar nuestra faena es algo imprescindible para conseguir la concentración. Si continuamente nos pasa gente cerca nos resultará prácticamente imposible no perder el hilo cada poco tiempo.

Ya no hablemos de si trabajamos en casa y tenemos niños. Una habitación propia, en la que dispongamos de suficiente espacio para todo nuestro material, y en la que quede claro que estamos trabajando y que no se nos debe interrumpir mejorará muchísimo nuestra productividad.

Evidentemente, este despacho no debe ser compartido con la sala de juegos, la del televisor,... so pena de que estos monopolicen nuestros pensamientos con sus tentación.

Escritorio

Otro factor que nos ayudará a mantener la concentración será el tener el escritorio bien ordenado. No solo el escritorio físico, allí donde trabajamos, sino también el virtual, es decir, el de nuestro ordenador, para que no haya elementos molestos robando nuestra atención.

Un escritorio despejado resulta mucho más agradable para trabajar, además de ofrecer espacio en caso de que lo necesitemos en algún momento. Cualquier objeto accesorio es una potencial fuente de distracciones, por no hablar de acumulación de polvo, pues resulta más fácil limpiar una mesa vacía que una llena de cosas.

Música

Para muchos trabajadores, la música es un elemento imprescindible durante sus jornadas de trabajo. Este es un tema muy personal y dependerá de como robe nuestra atención lo que estemos escuchando.

En mi caso, al dedicarme a escribir, me resulta imposible estar escuchando música en español mientras lo hago, por lo que siempre opto por escuchar música en inglés o instrumental. Considero que no me distrae y, además, me aísla del ruido que proviene de la calle, que resulta mucho más molesto que ésta.

Distracciones externas

Si ya hemos dejado claro que no queremos ser interrumpidos mientras trabajamos por personas que estén con nosotros en casa, resulta imprescindible también hacerlo con las que están fuera.

Por tanto, debemos cortar de raíz con las interrupciones que genera la mensajería instantánea, las llamadas de teléfono, el notificador de correo electrónico,... Dejemos activado solo aquello que sea imprescindible para nuestro trabajo y olvidémonos de lo demás.

En el caso del teléfono, si lo apagamos recibiremos después los avisos de llamadas, aunque también podemos tenerlo en silencio y atenderlo solo dependiendo de quien nos llame. La mensajería instantánea suele romper bruscamente nuestra concetración, por lo que siempre es mejor optar por el correo electrónico y gestionarlo adecuadamente.

Seguro que vosotros también tenéis vuestras propias maneras de eliminar distracciones, que estaremos encantados de conocer.

Por cierto, en Think Wasabi encontraréis unas cuantas recomendaciones adicionales

Imagenes de mindfrieze y loco085

Por estas fechas todos empezamos a pensar ya en las vacaciones, cuanto más cerca más ganas. Si tenemos la suerte de que nuestra empresa detiene totalmente su actividad tenemos por delante unos días ideales para desconectar y cargar las pilas de cara al próximo ejercicio, pero si no es así (y no lo es en la mayoría de los casos, muchos de nosotros necesitamos mantener cierto contacto con el día a día o con la marcha de algún proyecto concreto, y es la ocasión perfecta para aprovechar las posibilidades de la tecnología móvil y no abandonar nuestros planes de viaje por culpa del trabajo.

La aparición de los teléfonos móviles supuso toda una revolución en este sentido, dejamos de estar atados a nuestra oficina y empezamos a disfrutar de la libertad de poder mantener una conversación en cualquier lugar, y ya no es extraño escuchar conversaciones de trabajo en la playa, en la piscina del hotel o momentos antes de comenzar a descender ese barranco al que le habías echado el ojo. Tras el móvil, llegaron los datos, el acceso a Internet desde cualquier lugar y el correo electrónico móvil, que completan el abanico de posibilidades que podemos elegir para estas vacaciones.

• Si nos quedamos en España y tenemos un teléfono móvil no tendremos demasiado problema para mantener ese contacto, al menos en lo que a voz se refiere. Quizá sea el momento de probar ese plan de datos al que llevas dándole vueltas e incluir un servicio de correo electrónico en tu terminal para ampliar las posibilidades de comunicación. Si necesitas trabajar con el ordenador, con el portátil, una conexión 3G móvil utilizando un módem USB te vendrá como anillo al dedo.


• Si tus planes incluyen salir al extranjero tampoco tienes por que tener problemas, y menos si eres cliente de Vodafone. Con el mapa de roaming tendrás claro cuales son las posibles tarifas a las que te puedes acoger y elegir la que se ajuste más a tus necesidades, tanto para voz como para mensajería y datos. Además, hoteles, restaurantes, cafeterías y estaciones de todo el mundo ofrecen acceso a Internet vía Wifi, bien gratuito bien con un coste muy reducido, por lo que no se puede decir que tengamos muchas posibilidades de quedar aislados (depende por su puesto del destino). En este caso, la voz sobre IP (VoIP) se convertirá en tu gran aliado para mantenerte comunicado a un coste irrisorio.

Siempre que sea posible hay que aprovechar las vacaciones para descansar y desconectar del día a día, es la mejor forma de sacarles partido. Pero si por cualquier motivo esto no es posible tenemos alternativas más que suficientes como para no tener que “endosar a la familia” mientras sufrimos los rigores del verano en nuestro lugar de residencia habitual, siempre se trabaja más a gusto sabiendo que el chapuzón sólo está a dos pasos.

Más información | Tarifas Vodafone: Internet y correo en el móvil y Tarifas planas de datos
Foto | Martin Kliehm (Flickr)

Cuando estoy en un ordenador, yo soy de los que tienen graves problemas de concentración en mi trabajo. Por mucho que trate de desconectar cualquier posible interferencia (correo electrónico, mensajería instantánea, Twitter, Facebook), casi siempre acabo por descubrirme a mí mismo viendo alguna web que no está directamente relacionada con mi trabajo.

Es así: Internet es un magnífico lugar en el que es muy fácil perderse. Por poner un ejemplo gráfico, es sencillo quedarnos atrapados en algunas webs o búsquedas de documentación como si fueran arenas movedizas. Puede que hayamos llegado allí por motivos laborales, pero algo nos ha despistado y, casi al momento, hemos perdido la referencia de la tarea que estábamos llevando a cabo. ¿Podemos controlar este tipo de procrastinación?

Claro que sí. La medida más efectiva es desconectar la red, hacer uso de las herramientas offline, pero incluso si tenemos que trabajar con la conexión disponible podemos establecer unos cuantos hábitos para controlarnos.

1. Evalúa cómo trabajas

Como siempre antes de cambiar cualquier dinámica laboral, lo mejor es estudiar en qué estamos fallando. Por eso, durante un período de tiempo debemos controlar nuestra rutina laboral. Esto es especialmente importante si nuestra casa es nuestra oficina principal, donde no tenemos a ningún compañero físico que podamos utilizar como “salvavidas” de nuestra productividad.

En Firefox hay numerosos complementos que nos pueden ayudar a saber cómo gastamos nuestro tiempo en la red. El más completo es MeeTimer, que nos permite definir qué páginas usamos para lo laboral y cuáles son sólo para otras tareas “menos productivas”.

Por ejemplo, al final de cada semana podremos sacar un informe de por dónde hemos navegado y en qué páginas estamos utilizando demasiado tiempo.
Además, MeeTimer tiene una opción para avisarnos de qué la página que estamos visitando es perjudicial para nuestra productividad, según nuestras propias indicaciones.

2. Usa alarmas para ponerte metas cortas

Lo comentaba hace unos días Dutudú: las cajas de tiempo son una de las mejores herramientas posibles para evitar que procrastinemos. Aunque pueda parecer que no podemos levantarnos de nuestro asiento hasta que hayamos completado la iguiente tarea, lo cierto es que ese pensamiento es contraproducente. Cuanto más tiempo seguido pasemos delante del ordenador, más posibilidades hay de que la mente nos pida (incluso de manera inconsciente) que desviemos nuestra atención.

Personalmente, me funciona muy bien la regla de 10 +2 (diez minutos de trabajo y dos de descanso). Me obliga a estar permanentemente en tensión, justo como las horas previas a que acabe el plazo para entregar un proyecto. En una hora, estableceremos hasta 5 momentos de máxima productividad acompañados por otros tantos de descanso corto.

Cualquier alarma simple vale como método, ya sea en el propio ordenador o una que tengamos en la mesa. Personalmente, la más sencilla es la que mejor me viene: como tengo que estar continuamente con el navegador abierto, uso E.ggtimer, un simple cronómetro con alarma. Se ejecuta en una de las pestañas de nuestro navegador y establece una cuenta atrás. Cuando se acaba el tiempo establecido, un aviso sonoro nos indica que ya hemos llegado al final del trayecto.

Algunos pensaréis que 10 minutos son pocos para cualquier tarea y, efectivamente, es así. La mayoría de nuestros trabajos necesitan mucho más para completarse. Sin embargo, poniendo sólo 2 minutos de descanso, conseguimos no olvidarnos de lo que estamos haciendo. Cambiamos brevemente de aires y volvemos a trabajar con la mente fresca y un nuevo límite mental.

3. Los descansos no se hacen en el ordenador

Os lo hemos dicho varias veces: hay que moverse. Si trabajamos frente al ordenador, no podemos utilizar uno de nuestros parones para seguir allí y mirar qué hacen nuestros contactos, o darle un pequeño repaso a Facebook, a Twitter o al correo. Si lo hacemos así, en realidad seguimos trabajando: nuestra mente no “desconecta”.

Lo mejor, si queremos echar un vistazo a las redes sociales en horario laboral, es considerar esos periodos como tiempo de trabajo. 10 minutos mirando Twitter (con una alarma que nos avisa) más otros dos de descanso. Atajaremos así cualquier posibilidad de que se nos pasen las horas muertas sin saber en qué.

4. Date tiempo suficiente para disfrutar

No, no me estoy contradiciendo. Si no dedicamos suficiente tiempo a nuestros hobbies, a nuestra familia o a, simplemente, “no hacer nada” (una actividad desprestigiada), tendremos más facilidad para perder el foco cada vez que estemos por internet. Puesto que nuestra cabeza habrá estado trabajando “demasiado tiempo”, se tomará sus propios ratos libres.

5. Toma soluciones drásticas

Si nada de lo anterior funciona, opta por cortar de raíz el mal: bloque el paso a aquellas páginas en las que más tiempo pierdes. Es una última solución y, seguramente, sería mejor no tener que tomarla, pero complementos para firefox como LeechBlock permiten establecer qué sitios están prohibidos para nosotros, al menos en horas de trabajo.

Minutes Please es una web menos agresiva. Simplemente, le marcas cuánto tiempo quieres estar mirando una sitio en concreto y, cuando acaba, lo cierra. Así te evita a ti tener que estar mirando el reloj.

Foto | Looking Glass en Flickr
En Moviéndonos | Slim Timer, control estricto del tiempo que dedicamos a cada tarea, Descansar en el trabajo: cómo hacerlo correctamente

El método SMART coge su nombre de las iniciales de las cinco características que debe tener un proyecto para que sea posible su ejecución por nuestro equipo o por nosotros mismos. Es tan útil, que la mayoría de empresas internacionales lo utilizan para calificar los proyectos presentados por sus diferentes equipos de trabajo.

Para calificar un proyecto utilizando el método SMART, el susodicho tiene que tener las siguientes características:

• Specific (específico): la idea u objetivo tiene que estar bien definido, desde saber donde se va hacer, como y cuando. Aunque es una característica un poco ambigua, es completada con las siguientes.
• Measurable (que puede ser medido, concreto): el objetivo tiene que ser concreto, tiene que tener un comienzo definido pero también un final, para así saber cuando hemos completado lo que nos habíamos propuesto.
• Attainable (alcanzable): nuestro objetivo o meta tiene que ser algo que seamos capaces de hacer. No es recomendable ponernos unas metas demasiado bajas, pero tampoco muy altas, sino que debemos fijar un objetivo que sepamos que podemos conseguir, aunque sea con un poco más de esfuerzo por parte de todos, pero que se pueda hacer, ya que cuando trabajamos con plazos, el dicho de “nada es imposible” no es aplicable.
• Realistic (realista): esta característica está relacionada con la anterior. Tenemos que fijarnos una meta que sepamos que podemos hacer. Si tenemos una empresa de consultoría no nos vamos a poner a fabricar pasteles ¿verdad?
• Time-Based (temporal): es absolutamente necesario que nos fijemos unos plazos en el tiempo, sino nuestra meta será inalcanzable.

Como véis, el método SMART nos enseña unas directrices muy básicas y obvias para fijar nuestros objetivos, proyectos y metas. Pero son tan obvias que muchas veces no las aplicamos en nuestro trabajo, por lo que siempre es recomendable tener presente este acrónimo cuando revisemos algo que queremos hacer.

Y si nos es complicado recordar las característica, siempre podemos utilizar software como Lifetick que es compatible con este método.

En Moviéndonos | Lifetick, gestión de metas en la nube

Uno de los malos hábitos que se cogen con más frecuencia por parte de los trabajadores autónomos y en movilidad es el de no dormir adecuadamente. Y es que es muy fácil intentar robarle horas al día para conseguir una mayor productividad, y las de sueño suelen ser las más sencillas de acortar.

Pero en la mayoría de los casos, el quitarnos horas de dormir no nos va a convertir en personas más productivas, sino todo lo contrario. El hábito de dormir pocas horas cada día acaba pasando factura a nuestra capacidad de trabajar y a nuestra salud, por lo que a la larga se nos muestra como muy poco efectivo.
La mayoría de expertos recomienda dormir entre siete y ocho horas diarias, aunque dependiendo de la persona esto puede variar. Algunos solo necesitan seis, mientras que para otros ocho no son suficientes. Dormir poco hace que estemos menos atentos y que nuestras funciones cognitivas sean más pobres.

Según algunos estudios, el sueño no sirve solo como descanso, sino que el cerebro aprovecha esas horas para procesar la información que hemos recibido durante el día. ¿Quién no se ha ido a dormir más de una vez con un problema rondándole por la cabeza y ha visto clara la solución nada más levantarse? Nuestro cerebro sigue trabajando incluso cuando nosotros descansamos.

Una buena rutina es la mejor manera de conseguir conciliar el sueño. Si mantenemos unos hábitos de irnos a dormir cada día aproximadamente a la misma hora y levantarnos puntuales nos resultará más fácil conciliar el sueño y estar bien despiertos nada más ponernos de pie.

Si dormimos bien, las primeras horas de la mañana serán las más productivas del día, algo que debemos aprovechar al máximo. Por ello, un consejo es no esperarnos a levantarnos para preparar el día, sino hacerlo la tarde o noche anterior. Así, una vez despiertos nos podremos poner a trabajar sin mucha dilación y aprovechar las horas tempranas.

Si combinamos el dormir bien con una alimentación adecuada nuestro cuerpo estará preparado para rendir todo lo necesario, con lo que seremos mucho más productivos e, idealmente, tendremos más horas libres para nosotros.

Imágenes de matiasjajaja y yeuxrouge

En Moviéndonos ya hemos hablado con anterioridad de DropBox, una aplicación que nos permite tener nuestros datos sincronizados con una cuenta online y desde aquí sincronizarlo con otros ordenadores. Esto nos proporciona una utilidad obvia que es el tener varios ordenadores sincronizados entre sí. Ésto ya es algo que de por sí justificaría el uso del programa, pero no sería ni mucho menos exprimirle todo su jugo. Vamos a ver otra idea de como usar el programa que nos ayudará a sacarle algo más de partido.

La idea que os propongo es la de utilizarlo para guardar las configuraciones de nuestros programas y por tanto poder compartirla entre varios equipos, así como tenerla a buen recaudo en caso de que perdamos la información de nuestros discos. El como hacer esto es realmente sencillo y podremos hacerlo con multitud de programas, por como son los programas de Mac OS es más sencillo y más fácil que funcione con este sistema operativo, no obstante el procedimiento será el mismo para todos los sistemas operativos.

Lo primero que debemos localizar el fichero de configuración de nuestra aplicación y moverla dentro de nuestra carpeta que sincronizamos con DropBox. Es posible que al hacerlo nos pregunte donde esta el fichero de confguración o que directamente nos abra la aplicación en blanco como si nunca la hubieramos usado. Si nos ocurre lo primero vamos por el buen camino, le indicamos la nueva ruta del fichero y listo. El problema es si se nos abre en blanco, si es así deberemos mirar las opciones de configuración del programa y ver si tiene la posibilidad de elegir desde ahí la ruta del fichero. También nos puede ayudar buscar en Google el nombre del programa que queremos dotar de esta funcionalidad junto con la palabra dropbox, es probable que alguien ya alguien lo haya hecho funcionar y haya compartido su conocimiento.

Y es tan sencillo como esto, a partir de aquí tan solo tendremos que hacer lo mismo desde todos los ordenadores que queremos que compartan la misma configuración. Como apunte quiero deciros que esta solución nos sirve para que un mismo usuario use el programa desde distintas localizaciones, no es lo mismo que varias personas usen el programa a la vez sobre el mismo fichero de configuración ya que el uso de un mismo fichero al mismo tiempo es bastante más complicado, ya que, ¿qué ocurriría si los dos usuarios tratan de modificar la misma opción al mismo tiempo?, pues seguramente el programa se haría un lio.

Aquí os dejo este “truco” que espero que pongáis en práctica y en lo sucesivo iré tratando de daros pequeños consejitos como este para, como decía, sacarle un mayor partido al genial DropBox.

En Moviéndonos | DropBox

La alimentación de nuestros dispositivos es un tema que ya hemos tratado en Moviéndonos, centrándonos en como aumentar la autonomía de estos, pero sin fijarnos demasiado en los aspectos de rendimiento energético.

Y este es un apartado que cobra mayor importancia cada día por razones diversas. Ser energéticamente eficiente es bueno tanto local como globalmente. Consumir menos energía hace que se gasten menos recursos del planeta, pero también nos beneficia a nosotros al disminuir el coste de llevar a cabo nuestros negocios.
Nos puede parecer que si trabajamos en casa con un solo ordenador es difícil reducir el consumo o que esto afecte a la factura de la luz que pagamos a final de mes, pero siguiendo una serie de sencillos consejos veremos como se acaba notando. Imaginad si este ahorro lo multiplicamos por un factor grande en casos de empresas con un gran número de equipos.

• Usar las opciones de ahorro de energía. La gran mayoría de sistemas operativos ofrecen opciones para cambiar el perfil de uso y el consumo de energía del equipo, permitiendo desactivar componentes, como el monitor o el disco duro, pasado un cierto tiempo sin usarlo. Ajustándolos al máximo conseguiremos reducir el gasto energético. Y es que, si no lo estamos usando, ¿por qué dejar que consuma?
• Apagar el ordenador. Muchos usuarios prefieren dejar su ordenador en marcha cuando se ausentan de su puesto, incluso aunque lo vayan a hacer durante horas o de una día para otro, simplemente por la ventaja de tenerlo listo cuando se vuelva. Casi siempre será mejor apagarlo y volver a encender cuando lo necesitemos que dejarlo consumiendo energía sin necesidad, incluso aunque hayamos activa las opciones de ahorro que comentábamos en el punto anterior.
• Reducir el consumo del monitor. El monitor de nuestro ordenador es uno de los componentes que más energía gastan. Ya no hablamos de si disponemos de un monitor antiguo de tipo CRT, que con toda seguridad deberíamos cambiar ya por uno mucho más eficiente, sino de la forma de usarlo. Reducir el brillo de la pantalla hará que gastemos menos energía, algo que notaremos especialmente si estamos trabajando con un portátil, con lo que conseguiremos aumentar su autonomía. En un ordenador de sobremesa es necesario apagar el monitor si tenemos que dejar el ordenador en marcha por cualquier razón pero ausentarnos por un tiempo.
• Desactivar todo lo que no sea necesario. La mayoría de equipos disponen de dispositivos y periféricos que no siempre necesitamos, por lo que no es necesario que estos estén en marcha continuamente. ¿No usamos el disco duro externo? Pues mejor apagarlo. ¿No estamos conectados a la red Wi-Fi? Desactivemos el adaptador. Y no solo debemos fijarnos en los dispositivos integrados, sino también en periféricos externos. La impresora no tiene porque estar todo el día encendida.
• Buscar equipos eficientes. A la hora de adquirir un equipo, su consumo energético debe ser uno de los factores importantes a valorar. Teniendo en cuenta que hoy en día mucho de nuestro trabajo puede hacerse en la nube, en la mayoría de casos no es necesario comprar una máquina que nos ofrezca el máximo rendimiento posible, sino que podemos pasar con un equipo menos potente pero que consuma menos energía.

Desde luego, no son los únicos consejos que nos permitirán reducir el gasto energético, pero son una base que nos debe servir para fomentar la mentalidad de como hacerlo.

Si bien existen profesionales para los que la organización de tareas y la distribución de su jornada es fundamental por el volumen de trabajo que manejan, me da en la nariz que somos bastantes más los que recurrimos a estos sistemas por un problema de malos hábitos. La temida procrastinación, el dejarlo para luego, es algo con lo que muchas personas tenemos que pelear a diario, en nuestro trabajo y fuera de él, buscando el sistema milagroso que nos ayude a vencerla.

Pues una confidencia, no existe tal sistema, ni el GTD, ni las listas de tareas ni ningún otro invento es capaz por sí mismo de solucionarnos la papeleta. La pereza es similar a cualquier otro hábito, o vicio si me permitís, el ingrediente principal para librarse de ella son las ganas, la fuerza de voluntad, y todos estos sistemas sirven únicamente (y no es poco) para allanarnos el camino.

Deshacernos de la pereza es un trabajo largo, que exige método y al que tendremos que dedicarnos de por vida (el diablillo procrastinador permanece agazapado, pero siempre atento en caso de que bajemos la guardia). Ocurre algo similar cuando intentamos dejar de fumar, el que no practiquemos el vicio no significa que dejemos de ser fumadores, lo seremos el resto de nuestra vida, es una pelea continua con sus momentos de triunfo y fracasos, recaídas, con los que hay que ir lidiando inevitablemente.

Me llamó la atención una entrada publicada en el DuTudú, el blog de Daniel Aguayo, en la que hablando del “hábito del ahora” comentaba que una de las técnicas para evitar dejar las cosas para otro momento es hablar a nuestros amigos y conocidos de nuestros hábitos, decirles que lo estamos intentando, consejo idéntico al que podemos encontrar en libros y manuales de ayuda para dejar de fumar.

Adoptar cualquier técnica organizativa no va a cambiar nuestra vida de la noche a la mañana, estos sistemas nos ayudan a centrarnos, a dividir y organizar nuestras obligaciones facilitándonos abordarlas al mirarlas una a una, pero ninguno las va a hacer por nosotros, aunque las tengamos parpadeando en nuestra lista para hoy sentiremos el impulso de abandonarnos a la tentación y dejarlas para otro momento. Con dedicación y constancia la tentación se diluye, o estamos mejor preparados para vencerla, quien sabe, pero no hay línea de llegada cuando luchamos contra la procrastinación, es un camino que recorreremos durante toda nuestra vida.

Foto | tomsaint11 (Flickr)

Somos muchos los que gestionamos de manera habitual o de vez en cuando el correo de GMail desde su interfaz web. Desde aquí ya hemos hablado varias veces de sus bondades. Una de las mejores cosas que tiene es la gran usabilidad que tiene. Para exprimirle al máximo es verdaderamente útil usar los atajos de teclado, estos no son muy conocidos debido en parte a que al ser una página web la gente no sabe que se pueden usar también.

Si nos acostumbramos a usar estos atajos veremos como nuestra productividad crece exponencialmente. Lo primero que tenemos que hacer es activarlos para ello debemos marcar la opción:“Activar combinaciones de teclas” dentro de la configuración de nuestro GMail. Voy a comentaros los atajos de teclado más comunes:

A: Para responder a todos los destinatarios del mensaje.

C : Crea un nuevo correo

F : Para reenviar el correo

O ó Enter: Para abrir o cerrar un mensaje

R : Para responder tan solo a la persona que nos escribió el correo

/ : Nos situará en el cuadro de busqueda

! : Para marcar como spam el mensaje, también será eliminado

Existen más atajos que los podéis consultar en el enlace del final donde están todos. No obstante GMail tiene también una opción muy interesante, que es la de configurar nuestros propios atajos, para ello iremos a la opción de configuración de atajos de teclado y desde ahí podremos editar la combinación que dispara cualquiera de estas acciones. Como podrés ver ahí pueden enlazarse incluso varias teclas seguidas, como por ejemplo gl para ir a una etiqueta en concreto. Pero si sucede que nos parece que es complicdo de recordar esta combinación podemos sustituirla por l que mejor nos parezca.

Os animo a probar los atajos de teclado en GMail y a que me contéis si habéis notado una mejora en vuestra productividad.

Más información | Todos los atajos de GMail

Si eres usuario de Mac OS X la mayor complicación que te encuentras es que seguramente tu Google Calendar está coleccionando telas de araña debido a la utilización masiva de iCal. Pero para esto hay una solución, y es tener los dos calendarios sincronizados bidireccionalmente, algo complejo de hacer si no utilizamos aplicaciones externas, pero que una vez lo tienes configurado funciona a las mil maravillas.

Lo primero que debemos hacer es una copia de seguridad de nuestros calendarios en iCal, solo tenemos que utilizar la opción que nos encontramos en el menú archivo. Después, lo que debemos hacer es importar nuestros calendarios iCal en Google Calendar, de una forma muy sencilla, únicamente tenemos que ir exportándolos uno por uno al formato .ics.

A continuación lo que tenemos que hacer es crear un nuevo calendario en Google Calendar por cada calendario exportado desde el iCal. Es decir, copiar todos los calendarios que tenemos en iCal a Google Calendar.

Una vez que tenemos copiados nuestros calendarios de iCal en Google Calendar, lo que debemos hacer es borrar todo lo que tenemos en iCal, es decir, dejarlo limpio, sin eventos ni fechas para recordar. ¿Por qué hacemos esto? Porque ahora nos vamos a suscribir a los calendarios que hemos copiado en Google Calendar.

A continuación tenemos que ir a las opciones de iCal, a la parte de cuentas y hacer click sobre el botón de añadir cuenta (+) y tendremos algo como esto

En el campo de texto de la descripción podemos poner lo que queramos (Google Calendar es un ejemplo para tenerlo identificado), en nombre de usuario debemos introducir nuestra dirección de email de GMail y nuestra contraseña en el siguiente campo de texto. Habilitamos la pestaña servidor dándole a la flecha y en URL de la cuenta ponemos: https://www.google.com/calendar/dav/*URL Calendario/user

¿Y cómo saber cual es la URL de nuestro calendario? Es bien sencillo, tenemos que ir a Google Calendar y a los detalles del calendario (haciendo click sobre Configuración en la parte de Mis Calendarios y luego sobre el nombre del propio calendario), allí nos encontraremos con opciones varias, pero lo que nos interesa es una dirección que está casi al final.

Esa dirección tan larga es la que debemos introducir en la URL, le damos click a Aceptar y ya tendremos nuestro calendario en iCal sincronizado bidireccionalmente con Google Calendar, todo lo que añadamos en un sitio aparecerá en el otro y viceversa. Ahora únicamente nos queda repetir el mismo proceso con los diferentes calendarios que tenemos (si tenemos varios) y ya podremos trabajar perfectamente con el excelente iCal y Google Calendar.

Cuando en nuestro trabajo necesitamos coordinarnos con otras personas para cumplir los objetivos, organizar nuestra rutina diaria, tener controladas nuestras obligaciones y desarrollar un método propio o adaptar otro a nuestras necesidades particulares es sólo el primer paso, antes o después surge la primera piedra en el camino, las tareas que tenemos que delegar y que con frecuencia necesitan realizarse para permitinos seguir adelante con la lista de pendientes. La gestión de las tareas delegadas es ciertamente compleja, sobre todo cuando las personas que deben realizarlas no utilizan las mismas herrramientas que tú en su trabajo diario, lo que hace complicado integrarlas en nuestro flujo y tenerlas controladas.

Muchos de los que utilizamos sistemas de organización como GTD o similares sufrimos lo que podríamos llamar el “síndrome de la bandeja llena”, necesitamos ir cumpliendo lo que nos habíamos marcado (al menos en su mayor parte) para terminar el día disfrutando de cierta satisfacción por el deber cumplido y, al menos en mi caso, las tareas que he delegado suelen representar una auténtica china en el zapato que en muchas ocasiones me impide conseguirlo.

Si la persona o personas que tienen que llevarlas a cabo son serias, bastará con crear la tarea, anotarla como correspondiente a otro y marcar la fecha límite en la que debe estar realizada para que no desmonte nuestra programación. El problema viene cuando no tratamos con personas cumplidoras, que suelen retrasarse, despistarse y dejar para el final todo lo que no consideran importante (como lo que les encargamos que hagan). Tenemos por delante toda una labor de “engrase” para la que vamos a hacer un repaso rápido a algunas ideas que pueden resultar útiles.

• Explicar la importancia del encargo: no es lo mismo decirle a alguien “necesito este contrato para el viernes” que explicarle que hay que elaborar el contrato para el viernes porque el sábado entregarás el borrador al cliente, es una operación muy beneficiosa para la empresa y de no estar ese día tenemos posibilidades de que se eche a perder. Los seres humanos no nos sentimos a gusto actuando como autómatas, nos gusta que nos tengan en cuenta, que se nos considere para obligaciones importantes y conocer los motivos e implicaciones del trabajo que realizamos.


• Estar al tanto de los progresos: pendientes pero sin agobiar. Depende mucho del tipo de personas con el que trabajemos. Habrá casos en los que no será necesario, si tenemos la suerte de contar con colaboradores lo suficientemente responsables para no tener que controlarlos, pero no está de más interesarnos por la marcha del asunto sin esperar a soltar la bronca si llegada la fecha de entrega no está finalizado. Establecer algún sistema de recordatorios antes de la fecha límite es fundamental para ayudarnos a estar encima del tema y evitar las prisas de última hora.


• Ayudar con el método: nadie nace aprendido, y es posible que al igual que nos ha ocurrido a nosotros estas personas necesiten revisar su sistema de organización. Anímate y evangeliza un poco, háblales de lo que tú has hecho y como te ha servido para ser más productivo. Recuerda lo que te costó a ti conseguirlo (y quizá aún te cuesta).


• Establecer un sistema común de organización: si la colaboración con estas personas es continua, intenta utilizar una herramienta de trabajo común para todos vosotros, algún tipo de gestor de proyectos o similar, con la que puedas tanto gestionar las tareas como los recordatorios, comunicaciones, etc. Es complicado, pero si se consigue el éxito en lo sucesivo está prácticamente garantizado.

No es una lista completa y no son útiles para todas las situaciones, pero desde luego ayudan. Conseguir que cualquier equipo trabaje como una máquina bien engrasada es toda una ciencia, casi un arte diría yo, que requiere de paciencia, comprensión y algo de tiempo para que todo encaje como debe. Ser capaces de comunicar la importancia del papel de cada uno en el equipo y encontrar el ritmo y las herramientas adecuadas para hacerlo funcionar son pasos fundamentales para conseguirlo,

Vídeo | Yoriento
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En Moviéndonos | Consejos para gestionar a un equipo disperso geográficamente

Cuando uno tiene un trabajo con un horario fijo es fácil el planificar el resto del día, así como las horas a las que podemos desayunar, comer,... Pero cuando nuestro horario no es fijo puede resultar complicado mantener una rutina de este tipo.

Pero sigue siendo necesario intentarlo y conseguir alimentarse y beber adecuadamente a lo largo de nuestra jornada laboral, tanto porque de este modo nuestra salud no se va a repercutir como porque obtendremos una mayor productividad.

Por un lado, comer y beber de forma sana nos permitirá mantenernos más activos durante todo el día, con toda la energía que necesitemos para completar nuestra jornada. Para ello, debemos vigilar nuestra dieta.

Resulta fácil apostar por una dieta basada en snacks, cosas de picar, comida rápida, bocadillos,... pero si optamos por hacerlo notaremos como nuestra salud se resiente. Por no hablar de si nuestro trabajo es sedentario y nos lleva a estar sentados todo el día.

Es importante que incluyamos en nuestra dieta tanto fruta como verdura, pues resultan muy buenas para nuestra salud y, especialmente en verano, la fruta nos refrescará mucho, pudiendo sustituir a las bebidas refrescantes que tomamos muchas veces.

Hablando de bebidas, beber de forma adecuada también resulta muy importante. No solo debemos fijarnos en la cantidad que bebemos, recomendando entre 1.5 y 2 litros al día, sino también en qué bebemos.

Las bebidas refrescantes no resultan adecuadas, sobre todo si tienen gas, pues la mayoría de ellas tienen niveles de azúcar muy elevados. Sustituirlas por zumos de frutas, especialmente si estos son naturales, será la opción más sana, pero el agua natural también es muy buena.

Las bebidas con cafeína nos pueden ofrecer esa energía extra que necesitamos en algunas ocasiones, pero no conviene abusar de ellas, especialmente del café, pues afecta a nuestro estomago si lo tomamos en exceso.

Por otro lado, también es necesario mantener un horario adecuado de comidas, intentando no variarlo demasiado. No retrasemos las comidas y, sobre todo, no nos las saltemos, por lo menos de forma rutinaria.

Veremos que si nos alimentamos y bebemos de forma adecuada nos notaremos con más energía y más productivos durante todo el día.

Imágenes de Eneas y Notunlike.
En Moviéndonos | Muevete, no te pases todo el día frente al ordenador.