Hoy termino con el especial de seguridad en los ficheros de los principales sistemas operativos, comenzamos viendo la seguridad en MacOS y continuamos con la seguridad en Windows, en esta ocasión le toca el turno a Linux. Si bien Linux no es un sistema tan mayoitariamente usado como Windows, no podemos despreciarlo puesto que con el paso del tiempo irá tomando más y más protagonismo. Linux viene en una amplia variedad de “sabores”, la más extendida es Ubuntu y sobre esta he hecho este tutorial, pero no deberían variar mucho los pasos en otras distribuciones. Si lo intentáis con otros y os da problemas podéis hacer un comentario y ver si podemos entre todos solucionarlo. Sin más dilación comenzamos con los pasos necesarios para cifrar ficheros y carpetas en el sistema operativo Linux:

Lo primero que haremos será generar una contraseña que poder usar para cifrar nuestros ficheros y una vez lo hayamos hecho la usaremos. Para generarla pulsaremos sobre Aplicaciones -> Accesorios -> Contraseñas y claves de cifrado

Nos aparecerá una ventana,y ahí para crear la clave pulsaremos sobre: Clave -> Crear nueva clave:

Al hacerlo veremos la siguiente pantalla:

Seleccionamos la opción: “Clave PGP” y pulsamos sobre el botón “Siguiente”. Eso nos llevará a la siguiente ventana:

Aquí pondremos el nombre que queramos para nuestra clave. Yo he elegido el de “Contraseña secreta”. Trás esto pulsaremos sobre “siguiente”. Y tendremos la siguiente ventana:

Aquí tendremos que poner la clave que creamos conveniente. Trás esto nos saldrá una ventana indicándonos que se esta generando la clave:

Este proceso puede tardar un rato, para que sea más rápido podemos ayudarle a generar entropia, esto es haciendo cosas que le ayuden a conseguir números aleatorios, esto lo conseguiremos simplemente haciendo un uso normal de nuestro ordenador mientrás, esto es navegando por internet, escribiendo cosas y demás. Una vez haya terminado nos saldrá una ventana con el listado de claves que tenemos, será algo como esto:

Ahora ya solo nos quedará usar esta clave sobre el fichero o carpeta que queramos. En mi caso lo aplicaré sobre una carpeta llamada “fotos”, para ello haremos botón derecho sobre esta carpeta y pulsamos sobre la opción de “Cifrar”. El menú contextual tendrá esta pinta:

Esto hará que aparezca esta ventana:

Aquí nos pregunta si queremos cifrar cada uno de los ficheros individualmente o si queremos comprimirlo todo en un fichero y después comprimir este fichero, nosotros lo haremos de este modo. Y después introducimos el nombre que queremos que tenga el fichero resultante, en mi caso seguiré con el nombre “fotos”.

Esto nos generará un fichero .pgp, al hacer doble click sobre el nos pedirá una contraseña, sin ella no podremos ver el contenido, pero si introducimos la contraseña adecuada tendremos el fichero original.

Es importante que una vez que cifremos el fichero borremos los originales, si no seguiríamos teniendo una copia en claro por lo que dicho contenido seguiría expuesto. De esta forma hemos conseguido cifrar ficheros y carpetas en Linux y de nuevo sin instalar ningún software adicional.

La fotografía de la cabecera es de david.nikonvscanon en Flickr

• El primer paso, automatizar todo lo automatizable:

Lo primero es eliminar de forma automática todo el correo que borramos directamente, y de este tenemos todos mucho seguro. Todos estamos suscritos a un montón de boletines que no nos interesan, pero es demasiado complicado o directamente imposible darse de baja de ellos y los borramos uno trás otro según entran. Bien, dejemos de hacer esto, configuremos una regla y hagamos que gmail los borre por nosotros. Todos estos correos suelen venir siempre de una misma dirección por lo que es fácil crear el filtro.

También existen correos que si bien nos interesa conservar no solemos leer en el momento, quizá con dedicarle un rato una vez por semana sería suficiente. En mi caso tengo en esta categoría todos los correos de redes sociales, como facebook, twitter y demás… no suelo tener necesidad de leerlos muy a menudo pero tampoco los quiero borrar directamente. Por ello hago filtros con la opción de “Omitir Recibidos (Archivarlo)” y luego la de “Aplicar la etiqueta:” y les pongo la etiqueta Redes sociales. Así mi bandeja de entrada sigue totalmente libre de distracciones y cuando tengo un rato libre me dedico a echar un vistazo a esta etiqueta. Lo mismo se puede aplicar a muchos otros grupos, cada uno sabréis dentro de vuestra propia situación.

• Segundo paso, lo no automatizable procesarlo rápidamente:

Habrá correos que no podemos preveer y entrarán a nuestra bandeja de entrada. En ocasiones estos correos se van a convertir en una normal, por lo que lo primero que hacemos es crear un filtro, de este modo el segundo que nos llegue ya no será una distracción en nuestra bandeja de entrada. Es importante hacer solo esto con los que creemos que se van a repetir con cierta periodicidad, no tiene sentido hacerlo con correos que nos entrarán solo una o dos veces en la vida, perderemos más tiempo en crear el filtro que en procesarlos manualmente.

Junto con los correos que nos entran de “improviso” tenemos aquellos mails que nos interesa que vayan al inbox. Estos son los correos que son importantes, lo que queremos tratar al instante, es así porque la bandeja de entrada será el lugar que chequeamos más amenudo. Una vez que nos entra un correo aquí tenemos que tomar una decisión y es si la acción requiere una respuesta urgente o no y cuanto tiempo nos requerirá hacer la acción requerida.

Dependediendo de estas dos preguntas haremos cosas distintas con él. Si requiere una respuesta inmediata o bien la respuesta no nos llevará más de unos segundos podemos contestarlo en el momento. Trás esto podemos almacenarlo como un correo ya procesado. si es algo para el futuro lo pondremos en una etiqueta denominada “pendientes” o como os parezca conveniente a vosotros. Una vez hayamos procesado toda nuestra bandeja de entrada podemos valorar el pasar a procesar correos de nuestra etiqueta de pendientes o continuar con otro trabajo antes. El cada cuanto reviséis vuestra etiqueta de “pendientes” os lo dejo a vosotros pero os recomiendo no dejar cosas ahí más de un día por norma general.

Si os habéis dado cuenta cuando hablo de contestar correos tiendo a usar el término “procesar” esto es porque muchas veces contestar un correo no es solo contestarle, si no hacer una serie de acciones para poder contestar como puede ser revisar una página web, recolectar unos datos o terminar un proyecto para enviarlo, por tanto a veces procesar este correo es una tarea larga.

• Tercer paso, mantenimiento

Dar el primer paso siempre es muy importante, pero también lo es mantenerse, es importante no procrastinar esta tarea puesto que si lo hacemos si recibís como yo una gran cantidad de correos se os amontonarán y cada vez querréis procrastinar más y volveréis a la situación anterior. Es importante que vayáis uno por uno con los correos del inbox, no empezar con otro correo si no hemos terminado con el anterior. Y una vez que hemos abierto uno no dejarlo como leído en el inbox, lo tenemos que archivar en su etiqueta apropiada.

Si seguís estos pasos os aseguro que lograréis una mucho mejor gestión de vuestros correos.

Lo primero es la bandeja de “Someday”, un concepto que considero muy sencillo, pero a la vez muy útil sobre todo para mentes procrastinadoras como la mía. La función de esta carpeta es la de dejar aquí las tareas que no tienen que estar terminadas en un momento en concreto, simplemente las queremos tener ahí para cuando tengamos un hueco libre o la posibilidad de hacerla. Para el ejemplo voy a crear una tarea que podría encajar en esta bandeja:

Efectivamente se trata de la tarea de ordenar nuestro escritorio, una tarea que muchas veces “procrastinamos”. La cuestión es que esta tarea una vez creada en la bandeja de “Inbox” la moveremos hasta la de “Someday”, quedando ahí lista para cuando tengamos un rato.

Vamos a ver ahora la bandeja de “Projects”, en ella organizaremos los distintos proyectos que tengamos. La organización de esto depende de cada uno, según nos guste tener organizadas las cosas y la naturaleza de nuestro trabajo. Para el caso del ejemplo he utilizado una organización bastante genérica. Tan solo he creado 3 proyectos con nombres numéricos, os dejo aquí la captura:

Para la creación de estos proyectos tan solo tendremos que situarnos en dicha bandeja (Projects) y dar al botón de + (suma). Ahí de nuevo al igual que con las tareas podremos definir los campos pertinentes. Una vez tenemos creados nuestros proyectos podemos asignar cada una de nuestras tareas a distintos proyectos. Estas bandejas son independientes de las de “Today”, “Next” o “Someday”, una tarea que este en un proyecto estará además en una de estas bandejas. Por ejemplo una tarea que hayamos creado que se llame: llamar al “cliente a”, que este dentro de “proyecto 1” puede estar a su vez en la bandeja “Today”, pues indicará que esta tarea pertenece a dicho proyecto. Podríamos verlo como una carpeta donde agrupar cada una de nuestras tareas que serían folios. En el ejemplo por ejemplo podríamos tener algo así:

Dentro del proyecto 1 hemos asignado 2 tareas.

Por último veremos la bandeja de “Areas”. Esta bandeja es opcional y hay quienes deciden trabajar en GTD sin ella. Esto es algo que depende de vuestros gustos, mi deber es contarla y que vosotros decidáis si os es de utilidad. Para explicar esta bandeja me vais a permitir que vuelva otra vez a la metáfora usada antes, decíamos que una tarea sería un folio donde tenemos escrita la tarea, el proyecto es la carpeta que contiene las tareas (los folios). Pues el área sería el cajón donde guardaríamos las carpetas (proyectos), pero que además podemos guardar folios (proyectos) sueltos.

Así pues el área será un contenedor de proyectos o tareas sueltas. Una forma de utilizar esto puede ser para diferenciar trabajos para distintos clientes. O para áreas claramente diferenciadas, mirad la separación que he hecho yo en el ejemplo:

He creado dos áreas para clientes, donde tendremos dentro los proyectos de cada cliente y otra a parte para las tareas domésticas propias. Por ejemplo esto será lo que contiene Cliente 1:

Contiene dos proyectos, el proyecto 1 y el 2. Recordemos que estos proyectos pueden contener a su vez tareas dentro (que será lo habitual)

En el caso del Área de Labores Domésticas contiene lo siguiente:

Contiene dos tareas, en este caso no son proyectos, son directamente tareas. Como veis hay bastante libertad a la hora de tratar las áreas, los proyectos, y la combinación de ambas, dependiendo de nuestro trabajo lo haremos de un modo u otro, esta flexibilidad es parte de la genialidad de este método.

El modo de tratar las tareas dentro de cada uno de estos proyectos o áreas sigue siendo el mismo: marcamos la tarea para ser realizada en el día y una vez terminada la marcamos como terminada, tal y como vimos en el anterior artículo.

Con esto conocemos el funcionamiento práctico de una herramienta de gestión GTD, como veis es realmente sencillo trabajar con ella y creedme que si lo usáis con cierta rigurosidad os ahorrará muchos quebraderos de cabeza. De todos modos os aconsejo que adaptéis esta forma de trabajo estándar que os he enseñado a vuestra propia labor. Al igual que yo no uso la bandeja de “Inbox” y otras personas no usan la de “Areas” vosotros quizá encontréis que haciendo algo distinto estéis mejorando vuestra capacidad de organización, pues excelente, seguid haciéndolo así, es lo que intenta esta metodología. En ningún caso queremos crearnos normas rígidas que en lugar de ayudarnos en nuestra labor nos la entorpezcan.

Más información | La Introducción a la metodología GTD
Más información | Puesta en práctica de la metodología GTD

Una vez que tengamos nuestro usuario encontraremos la siguiente pantalla:

Lo primero que tendremos que hacer es, según la metodología GTD, introducir tareas dentro de nuestro “Inbox”, luego desde allí nos encargaremos de ordenarlo poniendo cada cosa en su lugar. Al final esto es como todo, cada maestrillo tiene su librillo y termina adaptando todo a su forma de trabajo. No obstante yo os cuento la forma standard de hacerlo. En mi caso yo creo las tareas ya cada una en su sitio y me ahorro el paso de moverlas del inbox a su bandeja.

Para crear una nueva tarea pulsamos el botón del símbolo de + (suma) que hay en la cabecera a la izquierda, al hacer esto veremos lo siguiente:

En este caso he añadido ya información en los campos:

New To Do: El nombre de la tarea que estamos apuntando.
Tags: Las etiquetas de esta tarea, para mantener así un mejor orden.
Notes: Si queremos añadir alguna anotación al respecto.
Due Date: Si esta tarea tiene una fecha concreta en la que debe ser realizada.

De estos 4 campos el único que es obligatorio es el primero, si bien el segundo es también bastante recomendable rellenarlo, nos facilitará futuras búsquedas. En el caso del ejemplo estamos apuntándonos la tarea de enviar un correo, con los tags “mail” y “cliente”, como notas tenemos la dirección del cliente y el asunto del correo que le enviaremos y en due date en este caso no pondremos nada.

Vamos a ver como hacer ahora una segunda tarea pero en este caso con una fecha programada (due date):

El proceso es muy sencillo, y no difiere hasta el último paso de la forma de dar de alta una tarea, tal y como lo hicimos en el anterior punto. En este caso lo único que haremos al final será hacer click sobre due date y se nos desplegará un calendario donde indicaremos la fecha en la cual debemos haber realizado la tarea. En el caso del ejemplo se tratará de una tarea que nos recuerde que tenemos que presentar nuestra declaración trimestral del IVA, algo que seguramente os sonará si sois trabajadores autónomos.

Con esto hemos conocido el funcionamiento de la bandeja “Inbox”, vamos a ver la bandeja que en mi opinión es más importante en la metodología GTD, se trata de la bandeja de “Today” (Hoy). En ella pondremos las tareas que tenemos que terminar en el día de hoy, es por tanto nuestra lista de tareas del día. Lo normal es que al principio del día vayamos a nuestro inbox donde veremos nuestras tareas pendientes y decidamos cuales de ellas tenemos que realizar el día de hoy, ya sea porque tienen más alta prioridad o por la razón que cada uno considere oportuna. Una vez que hemos decidido que una tarea de la bandeja de inbox tiene que pasar a la bandeja de today tan solo tendremos que arrastrarla hasta el menú de “Today” y de esta forma tan sencilla habremos conseguido tener una tarea para el día de hoy. Os dejo una captura con 3 tareas que he programado para realizar en el día de hoy:

En este caso hoy de momento tan solo tendría que: enviar un email a un cliente, sacar la basura y comprar la leche, debe ser mi día de suerte.

Para terminar de comprender el funcionamiento básico de GTD con things solo nos queda el poder marcar como terminadas las tareas que hemos mandado a la carpeta de “Today”. Y es que supongamos que hemos salido a tirar la basura y de paso hemos pasado por la tienda a comprar algo de leche, podremos marcar como terminadas dos de nuestras tareas, para lo cual tan solo tendremos que marcar el checkbox de la tarea y pasará a aparecer como realizada. En la captura os dejo un ejemplo con una tarea marcada como realizada y otra no:

Pasado el día las tareas realizadas pasarán a la bandeja de “Logbook”, que podríamos llamarla en castellano la bandeja de tareas realizadas, podemos navegar por esta tarea si queremos ver si en el pasado terminamos una tarea, o incluso saber en que fecha en la que lo hicimos.

Con esto hemos aprendido el funcionamiento básico de GTD y de Things y podréis empezar a usarlo en vuestro trabajo diario. En un siguiente artículo contaré como poder usar 3 bandejas, que si bien no son imprescindibles, si las usamos nos pueden ayudar mucho, estas serían: “Someday”, “Projects” y “Areas”. Espero que esta metodología os sirva para mejorar vuestra organización a la hora de trabajar.

Para poder seguir los pasos que os voy a contar a continuación tendréis que contar con lo siguiente:

• Una cuenta de gmail (Podéis crearos una de manera gratuita en las web de gmail)
• El navegador Firefox (podéis descargarlo gratuitamente desde la página oficial de mozilla)
• La última versión del plugin gspace (podéis descargarlo desde su página web también gratuitamente)

Probablemente ya tengamos las dos primeras cosas y tan solo tengamos que instalar nuestro plugin que en realidad es tan sencillo como pinchar desde el navegador firefox sobre él y seguir los pasos de instalación. Lo siguiente que tenemos que hacer es configurar nuestro plugin gspace para que comience a usar nuestra cuenta de gmail como si se tratase de un almacén, para lo cual tan solo tendremos que hacer una sencilla configuración de nuestro plugin. Para ello iremos al menú Herramientas y después a la opción Gspace. Pasará entonces nuestro navegador a tener esta pinta:

Para la configuración inicial pulsamos donde dice “Manage Accounts”:

Al pulsar nos aparecerá una pantalla similar a esta:

Introducimos nuestro user y nuestro pass y le damos al botón de “Add”. Después de esta sencilla configuración podemos empezar a usar nuestra cuenta de gmail como almacén. Lo único que nos falta es conectarnos a dicha cuenta. En el menú de al lado de “Manage Accounts” seleccionamos la cuenta que queremos usar.

Y le damos al botón de la derecha, donde dice “Login”. En caso de que los datos que hayamos introducido en el paso anterior sean correctos pasados unos segundos estaremos conectados, y veremos algo parecido a esto:

A la izquierda tendremos nuestra carpeta en local y a la derecha nuestra carpeta de gmail en remoto. Para hacer una copia dentro de gmail es tan sencillo como seleccionar las cosas del cuadro de la izquierda y dale la flecha que apunta a la derecha. Al hacerlo comenzará el envio y podremos ver el estado de todos nuestros envios:

Una vez completado veremos estos datos que hemos enviados en la carpeta de gmail

A esto podremos acceder desde cualquier ordenador con conexión a Internet y que tenga este plugin instalado, no podremos ver estos datos directamente desde la página web de gmail. Mediante este sencillo procedimiento en el que no habremos dedicado más de 5 minutos de nuestro tiempo en haber dejado listo habremos conseguido tener un almacén online con una capacidad actual de más de 7 GigaBytes y de un modo totalmente gratuito.

Ahora solo queda que lo comencemos a usar en nuestras tareas diarias. Una forma de usar esto puede ser subir al final del día todos los documentos en los que hemos estado trabajando y tenerlos a su vez salvados en dos sitios, además de tenerlos accesibles desde cualquier sitio. También nos puede servir para compartir con otra persona conociendo los dos la clave de dicha cuenta de correo podemos usarlo para intercambiarnos ciertos ficheros que quizá sean demasiado pesados para meter en un simple mensaje de correo. Pero también tiene que quedarnos muy claro que el proceso no nos da ninguna garantía y aunque por normal general esto no de fallos, no es para esto para lo que están pensadas las cuentas de gmail y puede darnos algún problema, por lo que no es lo mejor confiar solo en esta copia de nuestro documento, lo suyo es tenerlo como copia de respaldo de la que tenemos en nuestra máquina en local.

Más información | Web oficial del plugin

La telefonía móvil ha permitido, no solo la comunicación por voz desde cualquier lado, sino también que sea posible conectarse a Internet sin depender de una conexión fija, facilitando la movilidad de los usuarios y que estos puedan seguir trabajando en cualquier sitio.

Esto ha sido gracias a las comunicaciones de datos que se han implementado sobre las redes de telefonía. Pero, ¿conocemos cuales son esos tipos de conexiones de datos y que nos ofrecen? ¿Nos dicen algo las siglas 3G, GPRS, UMTS,...?

Vamos a hacer un pequeño glosario de todas ellas para tener mucho más claro que significa cada una.

• GPRS (General Packet Radio Service): Se trata de la conexión de datos implementada sobre una red GSM que permite gestionar hasta cuatro canales de recepción y dos de transmisión. Eso significa que podemos alcanzar unos máximos teóricos de 110 kilobits por segundo, que suelen quedarse entre los 40 y 60 reales. Dispone de la misma cobertura que la red GSM, ya que utiliza su infraestructura.
• EDGE (Enhanced Data rates for GSM Evolution): Es una evolución del GPRS, también conocida como EGPRS, que ofrece mayores velocidades de transmisión, pudiendo alcanzar hasta los 386 kbps. En España no está implantada, ya que se ha saltado directamente al 3G.
• 3G: Es la 3 generación de telefonía móvil, la que permite el acceso a la banda ancha móvil.
• UMTS: es la tecnología usada en 3G para ofrecer el acceso a la red.
• HSDPA: este es el tipo de conexión que debemos buscar si queremos disfrutar plenamente de la banda ancha. Ofrece velocidades de descarga de 3.6 megabits de bajada y 384 kilobits de subida, muy similar a las conexiones ADSL que tenemos en casa.
• HSUPA: Si además necesitamos subir gran cantidad de datos, HSUPA será nuestra opción, ya que aumenta la velocidad de subida hasta los 2 megabits por segundo, permitiendo enviar documentos o ficheros a mucha más velocidad.
• HSPA: es la tecnología que engloba a ambas y que permitirá velocidades de hasta 14.4 megabits de bajada y hasta 2 megabits de subida.

Mientras que con UMTS podremos trabajar bien, para hacerlo de forma fluida es recomendable optar, al menos, por HSDPA. Para ello, tanto el terminal como el operador deben ofrecernos esta tecnología, por lo que si estamos pensando en adoptar la banda ancha móvil será un dato muy a tener en cuenta.