Elimina las distracciones

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TIphone

Estos últimos días nos hemos estado centrando mucho en la correcta organización del tiempo, en planificar correctamente nuestras tareas y, sobre todo, en evitar perder valiosas horas por distracciones, por despistarnos con temas menos importantes,... Es decir, en evitar la procrastinación, con aplicaciones diseñadas para ello y algunos consejos y herramientas.

Pero nuestra voluntad puede ser un punto flaco si la distracciones externas son numerosas y nos evitan concentrarnos en lo que estamos haciendo. Por ello, es esencial conseguir eliminarlas, algo que cada uno deberá hacer a su manera, pero para lo que os queremos ofrecer una serie de consejos.

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El teclado, aliado de la productividad (IV): Los mejores plugins de Launchy

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rj

Hace unas semanas ya os comentamos los aspectos básicos de Launchy, una aplicación que, sin alcanzar el nivel de Quicksilver para los usuarios de Mac, puede hacernos nuestro día a día laboral mucho más sencillo y rápido. Es muy fácil de manejar y más aún de acostumbrarse a ella.

Sin embargo, dejamos pendientes varios consejos para adecuar Launchy a nuestros deseos. El programa permite que se le añadan mejoras mediante plugins que podemos encontrar fácilmente en internet y que se instalan dentro del directorio del mismo nombre. Gracias a ellos, por ejemplo, conseguiremos poder comunicarnos con diferentes webs sin necesidad de abrir el navegador. Hoy vamos a hacer una lista de esas pequeñas mejoras.

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Google Calendar: aplicaciones para sacarle el máximo rendimiento

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rj

Google Calendar es una de las mejores agendas que se puedan usar en cualquier dispositivo. Su facilidad para sincronizar con el resto de nuestros aparatos y la posibilidad de acceder a él desde cualquier lugar le ha convertido en una herramienta casi imbatible, que puede ordenar como pocas nuestra vida laboral y que, bien usada, hará aumentar nuestra productividad.

Lo mejor de todo es que, como la mayoría de los productos de Google, su versatilidad es tremenda y numerosos programadores han podido desarrollar aplicaciones y extensiones que hacen mucho más sencillo el uso de Calendar y que permiten elevar su potencia hasta casi el infinito. Veamos algunas de ellas.

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Seguridad de ficheros en nuestro sistema Windows

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Rodrigo Fernández

Voy a continuar con el post prometido la semana pasada, el de como cifrar contenido en MacOS. Hoy veremos como podemos cifrar carpetas en Windows tanto en XP como en Vista. Comenzaremos por la que sigue siendo aún la versión más extendida de Windows, el XP. Sé que existen programas que hacen estas tareas pero mi intención es usar en la medida de lo posible herramientas que nos proporcione el mismo sistema operativo y en este caso Microsoft nos proporciona con Windows una sencilla herramienta que nos sirve para el caso.

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Evitar emails duplicados de GMail en tu BlackBerry

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Manuls

Si somos usuarios habituales de BlackBerry y utilizamos GMail o Google Apps estaremos familiarizados con el problema de recibir un correo por duplicado cada vez que enviamos uno, tanto desde el propio dispositivo BlackBerry como desde el un programa de gestión de correo o desde la propia web. Al principio esta duplicación puede parecer un mal menor, pero cuando estamos todo un día sin mirar la BlackBerry y enviando correos a través de otros métodos, nos encontramos con una pila de ellos que nos hacen perder gran cantidad de tiempo al tener que borrarlos todos. Sin embargo, existe un pequeño truco que soluciona este molesto problema, la creación de un filtro para ignorar los mensajes duplicados.

Lo primero que debemos hacer para aplicar este filtro es ir a nuestra página de gestión de cuentas de correo de BlackBerry, es decir a http://mobileemail.vodafone.es y entrar con nuestro usuario y contraseña. Si no disponemos de usuario para gestionar nuestros correos, primero debemos entrar en la misma página web con el dispositivo BlackBerry (el dispositivo dispone de autentificación automática si está correctamente configurado para recibir emails) y crearnos uno, con el nombre y la contraseña que deseemos (en el caso de no poder entrar a la dirección web tendremos que ponernos en contacto con el servicio técnico llamando al 123, ya que algo va mal con nuestro terminal)

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Seguridad de ficheros en nuestro sistema MacOS

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Rodrigo Fernández

Seguramente una de las herramientas fundamentales de un trabajador en movilidad es un ordenador portátil, cada uno tendremos nuestra marca preferida, así como un tamaño ideal y demás. Sea el ordenador que sea seguramente usaréis un sistema operativo Windows, Linux o MacOS. Todos los usuarios de cualquier de estos sistemas tienen un problema en común del que muchas veces no nos percatamos hasta que no es demasiado tarde. En su momento ya comprendimos la necesidad de tener nuestros datos a salvo gracias a una copia de seguridad . Pero en caso de perdida de nuestro ordenador no solo deberíamos de preocuparnos de que nosotros no tengamos ya esos datos, si no de quien los tiene ahora.

Nuestra agenda al completo puede caer en manos de cualquiera, así como todos nuestros correos y la clave para acceder a los que tenemos en el servidor, nuestras fotos, documentos y un largo etcétera. Seguro que si os paráis a pensar por 5 minutos lo que tenéis en vuestros portátiles caéis en la cuenta en varias cosas que no querríais que pudiera verlas cualquiera.

Por suerte para nosotros existen herramientas que de una manera sencilla nos permiten tener nuestros datos a buen recaudo. Hoy os quiero hablar de como hacerlo en el sistema operativo MacOS que tanto se está extendiendo últimamente en ordenadores portátiles, la razón de esto es porque es el sistema con el que yo trabajo en el día a día y porque implementa esta seguridad de manera nativa (sin necesidad de descargar aplicaciones de terceros) de una manera muy buena. Existen dos soluciones al problema cada una de manera un poco distinta, elegid la que más os convenga:

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Convierte tu teléfono en un smartphone

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TIphone

Es muy común que los trabajadores en movilidad tengamos un par de teléfonos, uno más potente, con el que poder gestionar nuestro correo, nuestro trabajo,... durante la semana y otro más simple que nos llevamos cuando estamos de vacaciones, al salir de noche,...

Pero el tener un móvil más sencillo no implica que tengamos que olvidarnos de prestaciones a las que nos acostumbramos con el otro. Ahora que la mayoría de móviles disponen de conectividad 3G y soporte para aplicaciones Java tenemos la oportunidad de convertir un teléfono simple en un smartphone.

En realidad, no será un smartphone, pero tendremos una serie de aplicaciones que nos agregarán mucha potencia a un terminal que, en un principio no estaba pensado para eso. Y, además, de manera gratuita. Vamos a verlo.

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Gestión automatizada del correo electrónico

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Rodrigo Fernández

En esta ocasión me gustaría contaros otro mini truco que al menos a mi me sirve de gran utilidad a la hora de gestionar los emails del día a día. Este consejo servirá para aquellas personas que tienen una gran cantidad de correos a diario en sus buzones, lo cual por nuestra forma de trabajo, supongo nos incluye a todos los trabajadores en movilidad. No es más que trabajar con filtros y etiquetas o carpetas imap, para de este modo dejar nuestra carpeta “Recibidos” lo más despejada posible. De éste modo tendremos desde un principio los emails categorizados y podremos atenderlos en el orden que queramos. Para el ejemplo usaremos el servicio de email de Google. La razón esta elección es porque es a mi entender el mejor sistema de correo que hay en la actualidad tanto en él ámbito de las versiones de pago como de las gratuitas, también creo que es la opción más extendida. No obstante las ideas las podéis trasladar a vuestro gestor de email favorito.

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Configuración de una cuenta prioritaria de email

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Rodrigo Fernández

Yo al igual que muchos de vosotros dispongo de mi teléfono móvil permanente conectado a la red recibiendo emails. El problema es que normalmente recibimos demasiados correos por lo que nuestro teléfono es posible que este vibrando cada dos por tres. Ocurría que como recibía una cantidad tan grande de correos deje de prestarle atención a ninguno, sencillamente no podía atender tal cantidad de información. Entonces decidí que era momento de implementar alguna solución. Después de darle vueltas durante un tiempo decidí que la mejor solución es crear una cuenta para cosas realmente urgentes y solo leer a través de mi dispositivo móvil los correos de ésta cuenta. En éste artículo os voy a contar como crear una cuenta así desde gmail y como hacer que lleguen ahí los mensajes que queramos.

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El uso de firmas múltiples en los e-mails

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Rodrigo Fernández

Desde luego si hay una herramienta que todo profesional en movilidad usa sin excepción en mayor o menor medida es el correo electrónico. Aquí tenemos una gran variedad de opciones de elección, desde trabajar desde la web a hacerlo con un programa. Así dentro de estas opciones las posibilidades vuelven a ser realmente amplias, con distintos proveedores y soluciones software distintas. No obstante existe una opción en particular que tienen muchas de las soluciones existentes y es el hecho de poner usar múltiples firmas, os voy a contar el porque considero que el uso de esta opción puede mejorar nuestra productividad así como la manera de hacerlo con los programas principales bajo mi punto de vista: Outlook, Thunderbird y Mail.app.

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