Tag: correo
09 junio 2009
Rodrigo Fernández
Hoy en día con la difusión de Internet y de sus herramientas como el correo electrónico cada día se viene usando menos el fax, no obstante existen empresas que solicitan un número de fax para enviar información o incluso algunos organismos o empresas nos piden para realizar algunas acciones enviar un fax. El problema de esto es que haría que creciera sustancialmente el tamaño de nuestra oficina, especialmente si hablamos de la oficina móvil.
Por suerte existen soluciones que nos permiten enviar y recibir faxes desde nuestro ordenador, sin necesidad de ningún dispositivo especial tan solo de software. La primera solución de la que os quiero hablar es una bastante interesante, se trata de PamFax. Este software se integra con nuestra cuenta de Skype y nos permitirá tener un número de teléfono al que la gente nos podrá enviar faxes y nosotros mismo podremos enviarlos al precio de 6 centimos. Además podremos enviar documentos de Word o Excel directamente como fax.
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19 abril 2009
Rodrigo Fernández
Una herramienta con la que seguro cualquier trabajador en movilidad lidia constantemente es el correo electrónico. Por tanto no son pocas las veces que desde aquí hemos hablado de dicha herramienta. En general nuestra inquietudes en este aspecto son que usemos el email de una maner inteligente, que sea nuestro aliado y no nuestro enemigo, que nos ahorre tiempo, no que nos lo quite. Para ello podemos desde aplicarle metodología GTD, filtrarlo, usar varias cuentas… Pero una cuestión importante es la netiqueta. La netiqueta es algo de lo que se hablaba bastante en los tiempos 1.0 de Internet, se explicaba que usar mayúsculas era gritar, que había que usar firmas cortas y concisas en los correos… a día de hoy la palabra netiqueta ya no se escucha prácticamente, en parte porque hemos aprendido una educación básica en Internet, pero por otro lado seguimos teniendo muchos fallos y deberían tenerse en cuenta, máxime porque como os daréis cuenta leyendo esto estas sencillísimas normas nos ahorrarán mucho tiempo, o en otras palabras nos harán más productivos. Estos son los consejos de netiqueta en los correos que os propongo:
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31 marzo 2009
Rodrigo Fernández
Lo cierto es que nunca he considerado a Correos una organización innovadora, pero quizá los tiempos cambien y con ello comience a hacerlo también Correos. El sistema de Correos es a todas vistas totalmente necesario en nuestros días por nuestra forma de entender la comunicación. No obstante con la llegada y normalización del correo electrónico son cada día más los servicios que nos ofrecen la posibilidad de olvidarnos del correo físico y pasar al virtual. Esto para la ventaja tiene la ventaja de una gran reducción de costes y para el usuario una mayor comodidad de recibo y gestión de este tipo de correspondencia. Todo esto por no hablar de los beneficios medio-ambientales que suponen el no uso de toda esa cantidad de papel o energía empleada para el transporte de este. El problema de esto es como confirmar la autenticidad de estos correos, pero este problema ya fue solventado con la llegada de las firmas virtuales, que en realidad son mucho más díficiles de falsificar por norma general que una física.
Parece ser que Correos también tuvo este pensamiento y con esta idea ha creado una especie de buzón electrónico al que ellos llaman Apartado Postal Electrónico. Se trata de una especie de dirección de correo electrónico con la ventaja de que para acceder a ella lo haremos a través de un certificado digital por lo que habremos certificado que somos realmente nosotros quien enviamos/recibimos los correos y además el contenido de este buzón se encuentra cifrado.
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13 marzo 2009
rj
Trabajando en movilidad es imprescindible usar el correo electrónico y, bien usada, es una herramienta magnífica. Pero en los últimos tiempos no son pocas las personas a las que veo, literalmente, “perder el tiempo” con su e-mail, incluso aunque estén escribiendo temas relacionados con su trabajo. No me extraña: el correo electrónico puede ser nuestro mayor ladrón de tiempo.
Si eres de los que ha notado como su tiempo ya no cunde tanto por culpa del engorro en que se está convirtiendo el correo electrónico, quizás convenga que empieces a aplicar una serie de pautas que hagan de tu relación con tu bandeja de entrada algo mucho más llevadero.
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31 enero 2009
Rodrigo Fernández
Ahora que hemos aprendido a usar filtros y etiquetas de GMail vamos a ver como podemos poner en práctica para “GTDizar” la bandeja de entrada de nuestro correo:
- El primer paso, automatizar todo lo automatizable:
Lo primero es eliminar de forma automática todo el correo que borramos directamente, y de este tenemos todos mucho seguro. Todos estamos suscritos a un montón de boletines que no nos interesan, pero es demasiado complicado o directamente imposible darse de baja de ellos y los borramos uno trás otro según entran. Bien, dejemos de hacer esto, configuremos una regla y hagamos que gmail los borre por nosotros. Todos estos correos suelen venir siempre de una misma dirección por lo que es fácil crear el filtro.
También existen correos que si bien nos interesa conservar no solemos leer en el momento, quizá con dedicarle un rato una vez por semana sería suficiente. En mi caso tengo en esta categoría todos los correos de redes sociales, como facebook, twitter y demás… no suelo tener necesidad de leerlos muy a menudo pero tampoco los quiero borrar directamente. Por ello hago filtros con la opción de “Omitir Recibidos (Archivarlo)” y luego la de “Aplicar la etiqueta:” y les pongo la etiqueta Redes sociales. Así mi bandeja de entrada sigue totalmente libre de distracciones y cuando tengo un rato libre me dedico a echar un vistazo a esta etiqueta. Lo mismo se puede aplicar a muchos otros grupos, cada uno sabréis dentro de vuestra propia situación.
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30 enero 2009
Rodrigo Fernández
Ya hemos hablado hace algún tiempo de la metodología GTD, tanto una introducción a esta como un artículo en dos partes explicando como aplicarla con un programa en concreto. En esta ocasión os quiero contaros como aplicar esta metodología a nuestra bandeja de entrada de los correos. Si la seguís veréis que ahorrais mucho tiempo en la gestión de vuestro estos y que reducireis en gran medida los correos sin respuesta o sus tiempos de respuesta. Para explicar como hacer esto yo usaré GMail.
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28 diciembre 2008
Andrés Milleiro
Uno de los terminales esenciales para prácticamente cualquier trabajador en movilidad es una BlackBerry: no hay nada que gestione tan bien el correo electrónico y que nos permita estar conectados allá donde sea gracias a su conectividad y a la larga duración de sus baterías.
Y es que este 2008 que cerramos ha sido un año bastante movido en lo que a BlackBerry se refiere, y es por ello que voy a hacer una comparativa de los terminales que dispone actualmente Vodafone por si estás decidiendo renovar tu actual terminal o adquirir una por primera vez.
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25 noviembre 2008
TIphone
Ya nos lo preguntábamos a principios de año: ¿Se trabaja más horas con la BlackBerry? Pues un estudio realizado por los hoteles Sheraton confirma que, en la mayoría de los casos, a los profesionales en movilidad les cuesta desconectar de su trabajo.
Para muchos, representa una obligación el estar conectados las 24 horas del día, 7 días a la semana. El problema de esto es que obliga a mezclar la vida personal con la vida profesional, haciendo difícil desconectar y relajarse.
De hecho, según este estudio un 78 por ciento de los profesionales comprueban su correo justo antes de meterse en la cama, un 75 por ciento lo hace durante la noche y un 79 por ciento al levantarse, antes del primer café. Números que pueden parecer un poco preocupantes, especialmente el gente que lo hace durante la noche, pues un buen descanso es fundamental para encontrarnos despejados y rendir perfectamente al día siguiente.
Por otro lado, los participantes en el estudio admiten que el uso de la tecnología les ha permitido pasar más tiempo con su familia. Es cierto que resulta más difícil desligar los dos ámbitos, pero mucha faena que antes era obligatorio hacer en la oficina ahora puede hacerse en cualquier lado. ¿Por qué quedarse en el trabajo hasta tarde si podemos hacer lo mismo desde nuestro móvil o desde el ordenador de casa?
Lo importante de las nuevas tecnologías como los móviles con conectividad a la red, las conexiones móviles de banda ancha, los portátiles,... es la flexibilidad que aportan a nuestro trabajo. Ahora podemos irnos el fin de semana fuera aunque tengamos trabajo que hacer, sabiendo que con el portátil y la conexión 3G podemos hacerlo desde cualquier lado.
Con el móvil siempre encima tenemos, además, la seguridad de estar localizables en caso de cualquier emergencia que requiera nuestra atención. No nos encontramos, por tanto, ligados a un solo sitio. Y esa es la flexibilidad que los trabajadores en movilidad apreciamos.
De todos modos, no debemos convertir la posibilidad de trabajar en cualquier lado y a cualquier hora en un hábito. Recordemos la entrada que le dedicamos a la importancia de tener un horario, que nos permita compaginar nuestra vida laboral y familiar. No sacrifiquemos nunca lo uno por lo otro.
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04 noviembre 2008
Rodrigo Fernández
En esta ocasión me gustaría contaros otro mini truco que al menos a mi me sirve de gran utilidad a la hora de gestionar los emails del día a día. Este consejo servirá para aquellas personas que tienen una gran cantidad de correos a diario en sus buzones, lo cual por nuestra forma de trabajo, supongo nos incluye a todos los trabajadores en movilidad. No es más que trabajar con filtros y etiquetas o carpetas imap, para de este modo dejar nuestra carpeta “Recibidos” lo más despejada posible. De éste modo tendremos desde un principio los emails categorizados y podremos atenderlos en el orden que queramos. Para el ejemplo usaremos el servicio de email de Google. La razón esta elección es porque es a mi entender el mejor sistema de correo que hay en la actualidad tanto en él ámbito de las versiones de pago como de las gratuitas, también creo que es la opción más extendida. No obstante las ideas las podéis trasladar a vuestro gestor de email favorito.
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31 octubre 2008
Rodrigo Fernández
Yo al igual que muchos de vosotros dispongo de mi teléfono móvil permanente conectado a la red recibiendo emails. El problema es que normalmente recibimos demasiados correos por lo que nuestro teléfono es posible que este vibrando cada dos por tres. Ocurría que como recibía una cantidad tan grande de correos deje de prestarle atención a ninguno, sencillamente no podía atender tal cantidad de información. Entonces decidí que era momento de implementar alguna solución. Después de darle vueltas durante un tiempo decidí que la mejor solución es crear una cuenta para cosas realmente urgentes y solo leer a través de mi dispositivo móvil los correos de ésta cuenta. En éste artículo os voy a contar como crear una cuenta así desde gmail y como hacer que lleguen ahí los mensajes que queramos.
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Enviar y recibir faxes en movilidad
