Cómo os contaba la idea básicamente consta de categorizar todos nuestros emails entrantes ya sea por asunto, destinatario, origen. Voy a contaros cuales son las variables que yo uso para elegir a que carpeta enviar los emails:

• “Campo de” del correo. Podemos decidir que todos los correos de una persona vayan a parar a un determinado lugar, o de un modo más general todos los que contengan el dominio empresa.com van a parar a otro lugar. De este modo podemos conseguir que todos los correos de nuestra empresa vayan a un mismo lugar.
• Continuando con el “campo de” podemos hacer uso de una peculiaridad que tiene gmail y es que si nuestra cuenta es usuario@gmail.com, recibiremos a su vez los correos de usuario+concurso@gmail.com, esto tiene sentido a la hora de filtrar, ya que podemos hacer que todo lo que nos llegue por ahí lo mandemos a otro lugar distinto.
• Mediante el campo de “asunto” podemos filtrar por palabras como urgente, un nombre de un proyecto, o un inicio determinado como suelen realizar las listas de correo.
• Palabras en el cuerpo del mensaje. Esta opción es en mi opinión muy interesante cuando lo usamos en conjunción con alguna de las anteriores. Os pongo un ejemplo práctico que es como mejor se entiende. Imaginemos que seguimos una lista de correo que genera un tráfico de 100 correos al día y no podemos soportar, decidimos cada vez que nos llegue un correo de esta lista lo vamos a enviar a una carpeta que raramente leemos o incluso directamente lo eliminamos. Pero claro estamos suscritos porque algunos sí nos interesan y estos son en los que se cita nuestro nombre o el de nuestra empresa, pues en el caso de que así sea en lugar de enviarlo a la papelera lo enviaremos a otra carpeta que comprobamos asiduamente.

La idea de esto es muy similar a la que os conté en mi anterior post de la configuración de una cuenta prioritaria de email, de hecho en ese artículo podréis leer como es el proceso de creación de filtros. Lo que me interesa más contaros ahora es como podemos crear “etiquetas” para mandar a estas nuestros correos. Como veréis el proceso es extremadamente sencillo:

• Pulsamos sobre la opción “Configuración” situada arriba del todo a la derecha
• Pulsamos sobre la pestaña “Etiquetas”
• Al final del recuadro amarillo tenemos un cuadro de texto con el título: “Crear etiqueta nueva”. Introducimos dentro el nombre de la etiqueta deseado y pulsamos sobre el botón de “Crear”

Una vez tenemos nuestras etiquetas creadas mediante este procedimiento tan solo tendremos que crear los filtros como ya os comentaba que quedo explicado en el artículo: Configuración de una cuenta prioritaria de email. Lo único nuevo que debemos aprender es que al crear nuestro filtro es importante marcar la opción de “Omitir Recibidos (Archivarlo)”, si recodáis el objetivo de todo esto era aligerar nuestra carpeta de “Recibidos”. Para asignarle una etiqueta marcaremos la opción “Aplicar la etiqueta” y posteriormente elegir en el menú desplegable la etiqueta deseada. O en caso de que queramos eliminarlo directamente marcar la opción de Suprimirlo.

Jugando con estos sencillos pasos y dándole un par de pensadas a la naturaleza de nuestros emails y la importancia de cada una de ellos estoy seguro de que todos conseguiréis tras este esfuerzo inicial un ahorro de tiempo considerable en el día a día en la gestión del correo electrónico.

En realidad el proceso es muy sencillo y no tiene ningún secreto. Vamos a crear una nueva cuenta de correo para la que crearemos una serie de filtros que redireccionarán hacía ahí nuestros correos. Lo primero es decidir que clases de correos son urgentes y cuales no. Yo tengo una serie de condiciones que hacen que un ticket sea urgente, vosotros podéis decidir las vuestras, os cuento las mías por si os ayudan:

• Hay personas que directamente todo lo que te envían queremos recibirlo en el móvil (algún jefe, compañeros, algún cliente, algún familiar…)
• Ciertas palabras en el Asunto (como por ejemplo la palabra urgente, o el nombre de algún proyecto con el que estés)
• Recibir correos con ciertas terminaciones. Me explico aquí gmail permite si nuestra cuenta es correo@gmail.com que recibamos los correos en correo+urgente@gmail.com de este modo podemos decir a gente que si nos quiere localizar urgentemente nos escriba a esta última cuenta.

Básicamente estas son las tres reglas que se me ocurren para que un correo merezca mi atención inmediata. Por supuesto que así corremos el riesgo de perdernos algún mail importante, pero del otro modo con tanto mail no importante ocurría que no leía ni los importantes ni los que no lo eran, por lo que el riesgo era mayor.

En cuanto a como llevar esto a cabo en la práctica, es tan sencillo como parece. Tan solo tendremos que crear una nueva cuenta de correo con un nombre raro para que sea raro que algún spammer de con ella por ejemplo sknsdvnasudfhn435n2@gmail.com, la registramos. Después vamos a nuestra cuenta habitual de gmail y comenzaremos a configurar los filtros, que es donde se encuentra el secreto del asunto. Os voy a explicar como realizar uno, y a partir de ahí seréis capaces de hacer el resto. Por ejemplo vamos a hacer uno para que cada vez que recibamos un mail de boss@gmail.com se nos reenvie. Para ello:

• Dentro de nuestra cuenta de gmail vamos al menú de preferencias.
• Vamos a la pestaña de Filtros
• Pulsamos sobre “Crear un nuevo filtro”
• En el campo “De” ponemos la dirección de correo, en este caso: “boss@gmail.com”
• Pulsamos sobre el botón “siguiente paso”
• Marcamos el cuadro de Reenviar a, y ponemos la dirección que queramos, en este caso: “sknsdvnasudfhn435n2@gmail.com”
• Si queremos que una vez lo hayamos enviado se marque como leído en nuestro buzón marcamos también esta opción.
• Por último le damos a la opción “Create Filter”

Ya solo nos quedará configurar nuestro dispositivo móvil para que recibamos en él los correos de esta cuenta.

Para poder seguir los pasos que os voy a contar a continuación tendréis que contar con lo siguiente:

• Una cuenta de gmail (Podéis crearos una de manera gratuita en las web de gmail)
• El navegador Firefox (podéis descargarlo gratuitamente desde la página oficial de mozilla)
• La última versión del plugin gspace (podéis descargarlo desde su página web también gratuitamente)

Probablemente ya tengamos las dos primeras cosas y tan solo tengamos que instalar nuestro plugin que en realidad es tan sencillo como pinchar desde el navegador firefox sobre él y seguir los pasos de instalación. Lo siguiente que tenemos que hacer es configurar nuestro plugin gspace para que comience a usar nuestra cuenta de gmail como si se tratase de un almacén, para lo cual tan solo tendremos que hacer una sencilla configuración de nuestro plugin. Para ello iremos al menú Herramientas y después a la opción Gspace. Pasará entonces nuestro navegador a tener esta pinta:

Para la configuración inicial pulsamos donde dice “Manage Accounts”:

Al pulsar nos aparecerá una pantalla similar a esta:

Introducimos nuestro user y nuestro pass y le damos al botón de “Add”. Después de esta sencilla configuración podemos empezar a usar nuestra cuenta de gmail como almacén. Lo único que nos falta es conectarnos a dicha cuenta. En el menú de al lado de “Manage Accounts” seleccionamos la cuenta que queremos usar.

Y le damos al botón de la derecha, donde dice “Login”. En caso de que los datos que hayamos introducido en el paso anterior sean correctos pasados unos segundos estaremos conectados, y veremos algo parecido a esto:

A la izquierda tendremos nuestra carpeta en local y a la derecha nuestra carpeta de gmail en remoto. Para hacer una copia dentro de gmail es tan sencillo como seleccionar las cosas del cuadro de la izquierda y dale la flecha que apunta a la derecha. Al hacerlo comenzará el envio y podremos ver el estado de todos nuestros envios:

Una vez completado veremos estos datos que hemos enviados en la carpeta de gmail

A esto podremos acceder desde cualquier ordenador con conexión a Internet y que tenga este plugin instalado, no podremos ver estos datos directamente desde la página web de gmail. Mediante este sencillo procedimiento en el que no habremos dedicado más de 5 minutos de nuestro tiempo en haber dejado listo habremos conseguido tener un almacén online con una capacidad actual de más de 7 GigaBytes y de un modo totalmente gratuito.

Ahora solo queda que lo comencemos a usar en nuestras tareas diarias. Una forma de usar esto puede ser subir al final del día todos los documentos en los que hemos estado trabajando y tenerlos a su vez salvados en dos sitios, además de tenerlos accesibles desde cualquier sitio. También nos puede servir para compartir con otra persona conociendo los dos la clave de dicha cuenta de correo podemos usarlo para intercambiarnos ciertos ficheros que quizá sean demasiado pesados para meter en un simple mensaje de correo. Pero también tiene que quedarnos muy claro que el proceso no nos da ninguna garantía y aunque por normal general esto no de fallos, no es para esto para lo que están pensadas las cuentas de gmail y puede darnos algún problema, por lo que no es lo mejor confiar solo en esta copia de nuestro documento, lo suyo es tenerlo como copia de respaldo de la que tenemos en nuestra máquina en local.

Más información | Web oficial del plugin

Como novedades principales, en esta versión 2.0 nos encontraremos :

• Posibilidad, bajo el mismo programa, de acceder a varias cuentas, guardando las credenciales de todas para hacer un cambio lo más rápido posible.


• Posibilidad, bajo el mismo programa, de tener también cuentas de Google Apps. Hasta ahora requirían tener dos programas, uno para Gmail y otro para Google Apps.


• Posibilidad de guardar varios mensajes como borrador, opción de precargar el contenido de los mensajes y poder copiar y pegar texto al redactar un correo electrónico.

Recordar también que si no disponemos de esta aplicación en nuestro terminal, simplemente tendremos que visitar la dirección m.google.com/mail para poder obtenerla gratuitamente.

Vía | XatakaMóvil

Personalmente vengo usando desde hace mucho tiempo Box.net, servicio de alojamiento de archivos en Internet fácil de utilizar y que ofrece resultados satisfactorios, además de que se adapta al 100% a mis necesidades, ahora lo analizaré a fondo.

Existen tres tipos de cuentas en Box.net:

• Cuenta gratuita, archivos de un tamaño máximo de 10 megas, 10Gb de ancho de banda y 1 giga de capacidad. Es una opción fantástica al menos para poder probar el servicio y lo que nos ofrece durante unos días, aunque tenga limitaciones.
• Cuenta individual, con un coste de 8 dólares al mes (aprox. 5 euros), archivos de un tamaño máximo de 1 giga, ancho de banda ilimitado y 5 gigas de capacidad, así como posibilidad de acceder por teléfono móvil, independientemente de clientes de acceso Blackberry como del que ya hablamos. Es mi elección actual y en mi opinión la recomendada para la mayor parte del público.
• Cuenta Business, con un coste de 20 dólares al mes (aprox. 12 euros), archivos de tamaño máximo de 15 gigas, ancho de banda ilimitado y 15 gigas de capacidad. Además del acceso móvil incluye la posibilidad de acceder por servidor seguro SSL, para tener nuestros datos con completa seguridad. Ciertamente puede ser una buena opción si nos quedamos sin espacio en la cuenta y queremos ampliarlo a un límite más que razonable.

Aunque nos pueda parecer caro, no solo ya la cuenta gratuita sino la Individual puede ser una fantástica alternativa y más teniendo en cuenta la diferencia euro-dólar, lo que apenas notaremos en nuestro bolsillo a cambio de poder disponer de nuestros archivos allá donde vamos.

Sobre la seguridad, algo importante, en mi opinión hay que tener el mismo cuidado que podríamos tener al acceder desde un ordenador público a nuestro correo electrónico, evidentemente si dejamos nuestra cuenta abierta sin cerrar sesión estaremos poniendo en bandeja muchas cosas si alguien lo usa. De todas formas y cada vez más, los servicios web se adaptan con cookies y demás medidas de seguridad para evitar situaciones de este tipo, por lo que no tendremos ningún tipo de problema y nuestros datos estarán en unos servidores seguros a prueba de cualquier tipo de ataque. De todas formas, si queremos una seguridad plena en nuestras subidas y descargas al disco duro online, la tercera opción nos ofrece seguridad SSL en las conexiones bajo servidor seguro, como las que podemos tener en nuestras conexiones a banca o administración online.

En el caso concreto de Box.net, ya hace tiempo comentamos aquí el programa Box Mobile for Blackberry, un programa fantástico para subir y descargar archivos de Box.net a nuestro terminal, ideal para poder disponer de ellos fácilmente.

Y una de las novedades de Box.net más destacadas es la que se puede ver en la captura de pantalla: los servicios. Gracias a ellos podremos integrar servicios web tan populares como Gmail o Zoho con nuestros archivos de Box.net, de tal forma que podremos enviarlos por correo sin tenerlo en nuestro ordenador (en el caso de Gmail) o poder editarlo si se trata de un archivo de texto o de hoja de cálculo (en el caso de Zoho). Han integrado varios servicios para distintas tareas como editar imágenes y guardarlas de nuevo en el disco duro, además de que pretenden integrar más en un futuro haciendo de Box.net algo más que un disco duro seguro.

En resumen, recomiendo encarecidamente probar un servicio de disco duro en red, y más concretamente Box.net por su sencillez de uso, por su coste escaso (especialmente por la diferencia euro-dólar), por la seguridad que nos da y por los servicios que integra. Poder disponer de ciertos archivos allá donde queramos simplemente con tener conexión a internet es un pequeño lujo que nos permitirá ahorrar tiempo y seguro que muchos dolores de cabeza.